Xin chào các Anh Chị.
Một Công ty vừa và nhỏ, Giám đốc quản lý trực tiếp đội sale 29 người, có 3 người không bao giờ báo cáo đúng hạn. Giám đốc không hài lòng, vì không có báo cáo, ông ta không thể nào ra các quyết định nhanh trong tháng được. Cứ mỗi lần nhắc thì mới có được báo cáo. Ông ta nói với tôi:
– Không lẽ cứ phải nhắc suốt như thế, vậy Anh Cửu có cách nào không? Tôi kêu gọi họ hãy ý thức, hãy chủ động báo cáo theo đúng quy định, nhưng chỉ được vài lần, mọi việc vẫn như cũ. Trong khi 26 người còn lại chỉ cần nói 1 lần thôi, họ thực hiện rất tốt.
Tôi kể cho vị Giám đốc một câu chuyện:
– Kênh truyền hình VTV1 đã chiếu 1 đoạn phim. Một xe container chạy đến ngã tư (lúc đó đường đông), dừng đèn đỏ. Tức thì, có rất nhiều người chạy xe máy chui qua gầm xe container, để rẽ sang đường khác, nhằm tránh bị kẹt đường. Bình luận viên đã nói, đây là một hành động không có ý thức, người chạy xe máy xem thường mạng sống của chính mình và kêu gọi mọi người hãy ý thức tuân thủ luật pháp khi tham gia giao thông.
Thưa các bạn, chuyện kêu gọi mọi người tham gia giao thông phải ý thức tuân thủ pháp luật và bảo vệ tính mạng của mình và người khác là hoàn toàn đúng, nhưng rất tiếc, không thấm vào đâu cả, vì có 1 số người vẫn cứ chui qua gầm container. Tôi hỏi vị Giám đốc:
– Vậy theo anh có cách nào để người chạy xe máy không thể chui qua gầm xe container được không?
Chưa đầy 30 giây, vị Giám đốc trả lời:
– Rất đơn giản, yêu cầu tất cả các xe container phải có hàng rào thép ở hai bên hông dưới sàn xe, thì người đi xe máy không có “cơ hội” chui được nữa.
Tôi mừng quá, liền nói:
– Đúng rồi, rất chính xác. Anh hãy áp dụng cách thức như vậy vào tình huống của mình. Anh không nên chỉ kêu gọi hãy ý thức, hãy chủ động, hãy cố gắng… Điều quan trọng là phải có “giải pháp cụ thể”.
Sau đó, vị Giám đốc bắt đầu cải tiến lại. Khi nhân viên không báo cáo đúng hạn, nói với anh ta: “Dạ lỗi tại em! Em sẽ cố gắng, em sẽ ý thức, em sẽ tập trung , …”.
Giám đốc liền hỏi:
– Vậy em cố gắng, ý thức, tập trung bằng giải pháp như thế nào?.
Sau một vài giải pháp đưa ra, thực hiện không thành công, họ tiếp tục cải tiến giải pháp khác. Cuối cùng họ đã đạt được kết quả rất tuyệt vời, với giải pháp thiết kế biểu mẫu mới dễ nhập số liệu và chế độ nhắn tin tự động nhắc báo cáo. Giám đốc đã nhận được báo cáo đầy đủ và kịp thời.
Tôi kêu gọi các bạn, khi thực hiện Kaizen, những điều liên quan đến ý thức, nỗ lực, cố gắng, tập trung, chăm chỉ ….. là đúng, nhưng chưa đủ để giải quyết thành công các vấn đề không phù hợp.
Chỉ khi nào chúng ta đưa ra “giải pháp cụ thể”, nếu thực hiện chưa đạt, tiếp tục cải tiến giải pháp khác, đến khi thành công thì tiêu chuẩn hóa giải pháp đó để duy trì sự thành công.
Chúc các bạn Kaizen tiến bộ!
Trần Đình Cửu.
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây
