Trong khi học, sẽ quay video để trong nhóm kín facebook, học viên học suốt đời. Khi doanh nghiệp có cán bộ quản lý cấp trung mới, sẽ được thêm vào nhóm, học qua video không phát sinh chi phí.
Một Công ty vừa và nhỏ, Giám đốc quản
lý trực tiếp đội sale 29 người, có 3 người không bao giờ báo cáo đúng hạn. Giám
đốc không hài lòng, vì không có báo cáo, ông ta không thể nào ra các quyết định
nhanh trong tháng được. Cứ mỗi lần nhắc thì mới có được báo cáo. Ông ta nói với
tôi:
– Không lẽ cứ phải nhắc suốt như thế, vậy Anh Cửu có cách nào
không? Tôi kêu gọi họ hãy ý thức, hãy chủ động báo cáo theo đúng quy định,
nhưng chỉ được vài lần, mọi việc vẫn như cũ. Trong khi 26 người còn lại chỉ cần
nói 1 lần thôi, họ thực hiện rất tốt.
Tôi kể cho vị Giám đốc một câu chuyện:
– Kênh truyền hình VTV1 đã chiếu 1 đoạn phim. Một xe container chạy đến ngã tư (lúc đó đường đông), dừng đèn đỏ. Tức thì, có rất nhiều người chạy xe máy chui qua gầm xe container, để rẽ sang đường khác, nhằm tránh bị kẹt đường. Bình luận viên đã nói, đây là một hành động không có ý thức, người chạy xe máy xem thường mạng sống của chính mình và kêu gọi mọi người hãy ý thức tuân thủ luật pháp khi tham gia giao thông.
Thưa các bạn, chuyện kêu gọi mọi người
tham gia giao thông phải ý thức tuân thủ pháp luật và bảo vệ tính mạng của mình
và người khác là hoàn toàn đúng, nhưng rất tiếc, không thấm vào đâu cả, vì có 1
số người vẫn cứ chui qua gầm container. Tôi hỏi vị Giám đốc:
– Vậy theo anh có cách nào để người chạy xe máy không thể
chui qua gầm xe container được không?
Chưa đầy 30 giây, vị Giám đốc trả lời:
– Rất đơn giản, yêu cầu tất cả các xe container phải có hàng
rào thép ở hai bên hông dưới sàn xe, thì người đi xe máy không có “cơ hội” chui
được nữa.
Tôi mừng quá, liền nói:
– Đúng rồi, rất chính xác. Anh hãy áp dụng cách thức như vậy vào tình huống của mình. Anh không nên chỉ kêu gọi hãy ý thức, hãy chủ động, hãy cố gắng… Điều quan trọng là phải có “giải pháp cụ thể”.
Sau đó, vị Giám đốc bắt đầu cải tiến
lại. Khi nhân viên không báo cáo đúng hạn, nói với anh ta: “Dạ lỗi tại em! Em sẽ
cố gắng, em sẽ ý thức, em sẽ tập trung , …”.
Giám đốc liền hỏi:
– Vậy em cố gắng, ý thức, tập trung bằng giải pháp như thế nào?.
Sau một vài giải pháp đưa ra, thực hiện
không thành công, họ tiếp tục cải tiến giải pháp khác. Cuối cùng họ đã đạt được
kết quả rất tuyệt vời, với giải pháp thiết kế biểu mẫu mới dễ nhập số liệu và
chế độ nhắn tin tự động nhắc báo cáo. Giám đốc đã nhận được báo cáo đầy đủ và kịp
thời.
Tôi kêu gọi các bạn, khi thực hiện
Kaizen, những điều liên quan đến ý thức, nỗ lực, cố gắng, tập trung, chăm chỉ …..
là đúng, nhưng chưa đủ để giải quyết thành công các vấn đề không phù hợp.
Chỉ khi nào chúng ta đưa ra “giải
pháp cụ thể”, nếu thực hiện chưa đạt, tiếp tục cải tiến giải pháp khác, đến khi
thành công thì tiêu chuẩn hóa giải pháp đó để duy trì sự thành công.
Chúc các bạn Kaizen tiến bộ!
Trần Đình Cửu.
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây
“GỢI CHO NGƯỜI KHÁC Ý MUỐN THỰC HIỆN ĐIỀU BẠN MUỐN HỌ LÀM” Dale Carnegie
Một doanh nghiệp đã
thành lập được 7 năm, có khoảng 80 nhân viên, Giám đốc
thiết lập mục tiêu năm gồm 4 nhóm:
1. Mục tiêu về khách hàng. 2. Mục tiêu về sản phẩm, quá trình. 3. Mục tiêu về nguồn nhân lực. 4. Mục tiêu về tài chính.
Dựa trên bối cảnh của công ty, kết quả quá khứ, Giám đốc phân tích SWOT, đã xác định được những điều cần phải làm cho năm kế tiếp. Đồng thời, giám đốc cũng ước lượng được con số mục tiêu phải đạt là bao nhiêu. Sau đó, Giám đốc trao đổi với tới từng trưởng bộ phận để thiết lập mục tiêu mà bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện chính.
Bộ phận đầu tiên là
nhân sự, Giám đốc hỏi Chị phụ trách:
–
“Năm nay em xác định mục tiêu về tỉ lệ tuyển dụng
thành công là bao nhiêu phần trăm?”.
Chị
Nhân sự trả lời:
–
“Năm nay em tính toán và đăng ký là 85%”.
Trong
khi đó, tính toán của Giám đốc khoảng 70%. Nên ông ta
cứ lắng nghe và hỏi chị nhân sự làm cách nào để đạt
được mục tiêu 85%? Chị trình bày các cách cải tiến
rất cụ thể và logic, Giám đốc chỉ bổ sung thêm một
ít ý kiến và đồng ý với mục tiêu của chị đã đưa
ra.
Bộ
phận thứ hai là kinh doanh, gồm 4 người. Giám đốc hỏi
trưởng phòng kinh doanh:
–
“Năm nay em đăng ký tỉ lệ khách hàng mới là bao nhiêu
phần trăm?”.
Trưởng
phòng Kinh doanh trả lời:
–
“Năm nay em đăng ký tỉ lệ này là 13%”.
Trong
khi đó, tính toán của Giám đốc là 20%. Giám đốc đề
nghị người phụ trách:
–
“Nếu là 13% thì em phân bổ dùm anh cho 4 người, mỗi
người là bao nhiêu?”
Sau
khi trưởng phòng kinh doanh phân bổ xong, Giám đốc nhẹ
nhàng đề nghị :
–
“Vậy em có thể bổ sung thêm cho mỗi người một ít
như thế này …được không?”.
Trưởng
phòng Kinh doanh suy nghĩ, cân nhắc và điều chỉnh tăng
thêm mỗi người một ít, cuối cùng tỉ lệ tăng lên là
18%. Giám đốc tiếp tục hỏi:
–
“Vậy với tỉ lệ 18%, em sẽ làm thế nào để đạt
được?”
Vì chính mình đã điều
chỉnh lên 18%, nên Trưởng phòng Kinh doanh nói ngay cách
cải tiến của mình. Và cứ thế, Giám đốc lần lượt
trao đổi với các trưởng bộ phận khác việc thiết lập
mục tiêu theo cách như thế.
Năm
đó, các bộ phận rất cam kết, nỗ lực tìm mọi cách
cải tiến, thực hiện kết quả vượt mong đợi so với
mục tiêu đã thiết lập.
Thưa
các bạn, khi các cấp quản lý trung gian tự đưa ra con số
mục tiêu, thì chắc chắn họ sẽ biết cách làm, biết
cách cải tiến và biết cách thiết lập kế hoạch hành
động. Đồng thời, họ sẽ cam kết thực hiện.
Tôi
kêu gọi các Anh Chị, khi thiết lập mục tiêu đừng bao
giờ ấn định con số từ trên xuống. Các cấp quản lý
trung gian sẽ cho rằng đó là con số của Sếp. Họ cảm
thấy mình không tham dự trong việc thiết lập mục tiêu,
họ không hình dung cách cải tiến, kế hoạch để thực
hiện các mục tiêu bị ấn xuống này. Do vậy, Anh Chị
nên trao đổi, biết lắng nghe họ và sử dụng cách khơi
gợi người khác thực hiện điều mình muốn họ làm về
mục tiêu.
Đây
chính là nguyên tắc số 3 của Dale Carnegie: “ Gợi cho
người khác ý muốn thực hiện điều bạn muốn họ làm”
Chúc các bạn thành công và phát triển.
Trần Đình Cửu,
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây
Mỗi năm, vị giám đốc công ty phần mềm
gặp tôi một lần để coaching các mục tiêu cần thực hiện cho năm kế tiếp. Đã 6
năm, lần nào gặp, ngoài các mục tiêu, Anh ấy đều phàn nàn rất nhiều về vị trưởng
phòng A.
Anh Giám đốc nói rằng:
– Trưởng phòng A là người không tích
cực, không chủ động trong công việc.
Tôi rất thắc mắc và hỏi lại anh Giám đốc:
– Anh đã nói với tôi chuyện này 6 năm rồi. Anh rất đau đầu về trưởng phòng A. Tôi hỏi thiệt nhé! Tại sao Anh không sa thải trưởng phòng A cho nhẹ đầu?
Anh Giám đốc chia sẻ:
– Thật ra A là người có năng lực làm
việc, nhưng anh ta không chủ động, không tích cực, làm cho đội nhóm không nhiệt
huyết, không tận tâm thôi. Anh ta giỏi chuyên môn, nên tôi vẫn giữ.
Suy nghĩ 1 lúc, Tôi từ từ nói:
– Anh đừng buồn tôi nhé. Tự nhiên, anh lại biến mình trở thành nạn nhân của vấn đề. Anh đã chấp nhận sử dụng, thì hãy dừng kêu ca và phàn nàn. Anh hãy dành thời gian phân tích và đưa ra giải pháp cải tiến để hướng dẫn A chủ động và tích cực hơn.
Câu chuyện thứ hai tôi chia sẻ về
Công ty Bao Bì Nhựa. Chị Tổng Giám đốc nói với tôi như thế này:
– Hiện nay công ty có cơ hội phát triển
rất tốt, nhưng đang gặp vấn đề ở Chị trưởng phòng nhân sự. Đã 8 năm nay, chị rất
tích cực và được giao thêm nhiều việc. Chị vừa phụ trách nhân sự, kiêm kế hoạch,
điều hành sản xuất và kiêm luôn điều hành nhóm sale. Hiện nay Chị ấy bị quá tải,
ngày nào cũng làm việc đến 9 giờ đêm. Tôi tuyển thêm người để hỗ trợ, nhưng người
mới không ai trụ được 1 tháng. Người nào Chị ấy cũng chê, không ai làm việc với
chị ấy được. Chỗ của chị công việc bị nghẽn, bị thắt cổ chai.
Tôi hỏi Tổng Giám đốc:
– Vậy có ai trong công ty có thể thay
thế vị trí này không?
Tổng Giám đốc nói:
– Không có, chị này giỏi lắm, rất
trung thành, không ai thay thế được cả.
Tôi trao đổi chân tình với Tổng Giám
đốc:
– Chị hãy suy nghĩ thật kỹ, hãy tưởng
tượng một ngày nào đó chị trưởng phòng này không thể làm việc tại Công ty được
nữa, thì Công ty có bị nguy hiểm, suy sụp và phá sản ngay không?
Tổng Giám đốc lặng thinh, suy nghĩ một
lúc và trả lời chắc chắn:
– Đương nhiên, không nguy hiểm.
Tôi hỏi thêm:
– Vậy giải pháp như thế nào?
Tổng Giám đốc chia sẻ:
– Em sẽ là người làm thay công việc của
chị ấy. Trong thời gian từ 3 – 6 tháng làm thay, em sẽ tuyển thêm những người khác
phù hợp để chia sẻ công việc và không để bị thắt cổ chai nữa.
Tôi trả lời:
– Chính Chị đã đưa ra giải pháp rồi
đó. Vậy chị hãy thu hồi 1 số công việc và làm thay để giảm tải cho chị ấy. Sau
đó, chị hãy tuyển thêm những người khác phù hợp, chuyển giao công việc lại cho
họ, giải quyết vấn đề thắt cổ chai.
Thời gian sau, mọi việc đã được giải
quyết rất tốt.
Tôi kêu gọi các Anh Chị là Lãnh đạo, CEO
hay là quản lý, hãy dừng ngay việc biến
mình trở thành nạn nhân của vấn đề. Khi chúng ta đã chấp nhận sử dụng hãy
đưa ra giải pháp cải tiến phù hợp với bối cảnh đó. Còn khi ta không chấp nhận sử
dụng thì chúng ta vẫn có giải pháp để giải quyết.
“LUÔN LUÔN CÓ GIẢI PHÁP CHO MỌI VẤN ĐỀ”.
Chúc các bạn áp dụng thành công!
Trần Đình Cửu.
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây
(1) Nên thiết lập mục tiêu ngắn hạn
hay dài hạn, thời gian bao lâu là hợp lý?
(2) Khi phân bổ mục tiêu theo thời
gian, thì phân bổ đều hay không đều?
(3) Doanh nghiệp vừa và nhỏ khi thiết lập mục tiêu/ kế hoạch cho năm kế tiếp cần quan tâm những yếu tố gì?.
Thưa các bạn, tất cả những câu hỏi
trên hoàn toàn phải dựa trên bối cảnh thực tế của từng doanh nghiệp. Bối cảnh
bao gồm các yếu tố bên trong doanh nghiệp như: con người, sản phẩm, vật liệu,
máy móc, công nghệ, phương pháp, đo lường giám sát…. và các yếu tố bên ngoài
như: khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, đối thủ, luật pháp, ……
Đối với câu hỏi (1), khi thiết lập mục tiêu, ít nhất chúng ta thiết lập mục tiêu tháng, quý và năm. Chúng ta đánh giá kết quả hàng tháng so với mục tiêu tháng để xác định lương, thưởng và phúc lợi. Mỗi quý, chúng ta tổng hợp đánh giá kết quả quý so với mục tiêu quý nhằm xác định những điều cần cải tiến cho quý kế tiếp. Tương tự năm cũng thế. Ngoài ra, nếu có thể, Anh Chị nên thiết lập mục tiêu/ kế hoạch với thời gian ngắn hơn như tuần, ngày và thậm chí theo giờ dựa trên đặc thù của doanh nghiệp mình. Thời gian càng ngắn, chúng ta càng dễ dàng kiểm tra phát hiện sớm kết quả không đạt để điều chỉnh và cải tiến nhanh. Ông bà mình có câu “Sai một li đi một dặm”, do đó phát hiện vấn đề sớm thì điều chỉnh sớm, tính thực thi cao.
Đối với câu hỏi (2), khi phân bổ mục
tiêu theo thời gian, việc phân bổ đều hay không đều là do tính thời vụ, đặc thù
sản xuất kinh doanh của từng Công ty. Ngoài ra với mục tiêu/ kế hoạch theo giờ,
ví dụ: những giờ đầu ca, máy chạy chưa ổn thì đặt mục tiêu số lượng sản phẩm sẽ
ít, đến khi máy chạy ổn thì mục tiêu về số lượng sẽ được tăng lên. Càng cuối ca,
mục tiêu số lượng sản phẩm càng ít, nhằm phòng ngừa những rủi ro không đạt thì
dễ phản ứng khắc phục kịp thời.
Đối với câu hỏi (3), doanh nghiệp vừa
và nhỏ khi thiết lập mục tiêu/ kế hoạch cho năm kế tiếp, chúng ta hãy lập mục
tiêu cho bộ phận bán hàng và marketing trước, sau đó đến mua hàng, thiết kế, sản
xuất, nguồn nhân lực, rồi đến nguồn tiền …
Tất cả các mục tiêu/ kế hoạch năm, quý, tháng, tuần, ngày, giờ chính là chữ “Plan – kế hoạch” trong PDCA.
– P (Plan): mục tiêu/ kế hoạch chúng
ta lập ra.
– D (Do): thực hiện, khi “DO” hãy hướng
dẫn nhân viên cách thức thực hiện và phải cung cấp đầy đủ nguồn lực. Trong và sau
khi thực hiện, phải “check”.
– C (Check): kiểm tra, việc “check”
nhằm mục đích kịp thời phát hiện những gì sai hỏng, những gì không đúng kế hoạch,
những gì không đồng bộ. Từ đó chúng ta thực hiện hành động điều chỉnh và cải tiến
(A – action)
Chú ý, các Doanh nghiệp vừa và nhỏ
hay gặp hiện tượng “không đồng bộ” giữa các kế hoạch. Ví dụ, chiến dịch
“Marketing” đã chạy trước, nhưng “Bán hàng” chưa theo kịp, hoặc “Marketing và
Bán hàng” đã vận hành đồng bộ, nhưng “Sản xuất” chưa theo kịp. Do đó, nếu ta “check”
kịp thời, phát hiện sớm thì dễ dàng điều chỉnh, dẫn đến khả năng thực thi kế hoạch
mục tiêu thành công rất cao.
Chúc các bạn áp dụng thành công và phát triển.
Trần Đình Cửu.
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây
Anh Chị đã thành lập và vận hành
Doanh nghiệp vừa và nhỏ trên 5 năm. Tôi khẳng định Anh Chị là những người rất
giỏi. Bởi vì Anh Chị đã đầu tư nguồn lực, tiền bạc, thời gian để tạo ra sản phẩm/
dịch vụ đem lại giá trị cho khách hàng, tạo ra lợi nhuận, công ăn việc làm cho
rất nhiều người và đóng góp cho xã hội. Vận hành doanh nghiệp là những công việc
đầy thách thức và mạo hiểm.
Vậy làm thế nào để Doanh nghiệp vừa và nhỏ giảm bớt rủi ro trong quá trình mạo hiểm? Anh Chị hãy kaizen 3 yếu tố sau đây:
Yếu tố 1:
Hãy thực hiện kaizen 1% mỗi ngày, cung cấp sản phẩm/ dịch vụ đáp ứng vượt trội
nhu cầu của khách hàng. Nhu cầu của khách hàng bao gồm 3 khía cạnh:
(1) Chức năng của sản phẩm/ dịch vụ:
Giải quyết vấn đề của khách hàng
(2) Cảm xúc về sản phẩm/ dịch vụ: Làm cho khách hàng thích vì sản phẩm/ dịch vụ
lôi cuốn, hấp dẫn khách hàng.
(3) Xã hội: Khi sử dụng sản phẩm/ dịch
vụ khách hàng cảm thấy được thể hiện.
Ví dụ, vừa qua tại TPHCM nổi lên sự
mâu thuẫn bánh mì Huynh Hoa, hai người chủ đã hợp tác với nhau và tạo được
thương hiệu trên thị trường. Ở đây, tôi không nói về vấn đề mâu thuẫn, mà tôi
chỉ nói đến sản phẩm/ dịch vụ của họ như sau:
– Về chức năng: đáp ứng vượt trội
mong đợi của khách hàng (nhiều thịt).
– Về cảm xúc: mùi vị hấp dẫn, màu
bánh đẹp và lôi cuốn.
– Về xã hội: Giá bánh mì rất cao,
nhưng khách hàng vẫn mua, chứng tỏ mình là người sành điệu. Nếu có ai hỏi về
bánh mì đó, người mua thể hiện đã từng biết và thưởng thức bánh mì này.
Tất cả chính là sự khác biệt của sản
phẩm/ dịch vụ, là năng lực cốt lõi của tổ chức.
Yếu tố 2:
Đảm bảo thu được tiền. Nói đơn giản, kinh doanh là thu được
tiền, mà muốn thu được tiền thì Anh Chị phải định giá và phương thức thanh toán
phù hợp. Nếu ở yếu tố 1, Anh Chị tạo ra sự khác biệt trong sản phẩm/ dịch vụ
khiến khách hàng thích, tin tưởng và cần sản phẩm/ dịch vụ đó, thì việc thanh
toán rất thuận tiện. Anh chị dễ dàng thu được tiền.
Yếu tố 3:
Chăm sóc cán bộ nhân viên qua lương thưởng, phúc lợi và khen
ngợi. Anh Chị tập trung chăm sóc nhóm nhân viên tạo kết quả tốt ( 20% nhân viên
tạo ra 80% kết quả) để giữ được những người phù hợp.
Vậy, đối với Doanh nghiệp vừa và nhỏ
trên 5 năm, các Anh Chị hãy tập trung kaizen 3 yếu tố trên. Khi doanh nghiệp
phát triển hơn, hãy áp dụng các hệ thống quản lý cao hơn và số hóa toàn bộ Công
ty.
Chúc Anh Chị năm mới Kaizen thành công và phát triển!
Trần Đình Cửu.
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây
Năm 1996, Tôi tư vấn một công ty rất nhỏ, khoảng 40 nhân viên. Chủ Doanh nghiệp là một kỹ sư cơ khí, điều gì không biết thì anh ấy đi học. Anh học bán hàng, chiến lược, marketing, tài chính kế toán và các hệ thống quản lý doanh nghiệp như ISO, Kaizen, 5S… (lĩnh vực tôi tư vấn)
Buổi ban đầu, học hệ thống quản lý ISO 9000, một số cán bộ kêu ầm lên “Trời ơi! hệ thống ISO 9000 này khó quá”. Thế nhưng Anh ấy nói: “Lần đầu, tiếp cận bỡ ngỡ, khó là phải, nhưng thế giới người ta đã áp dụng ISO thì chắc chắn phải có hiệu quả, không lãng phí đâu. Thôi! hãy cứ học và làm theo đi! “
Anh học rất say mê, học tới đâu áp dụng
tới đó, nếu không hiểu thì cứ hỏi và áp dụng. khi áp dụng, nếu kết quả chưa tốt,
thì Anh cải tiến.
Sau này, Anh rất giỏi về hệ thống quản lý, phải gọi là bậc thầy. Đồng thời, anh cũng hướng dẫn, dẫn dắt, giúp cán bộ kỹ thuật pha chế, phát triển nghề nghiệp và tạo dựng đội nhóm R&D rất chuyên nghiệp, sáng tạo và đưa ra hơn 900 chủng loại sản phẩm mới (tính đến năm 2018).
Thưa các bạn, 30 năm sau, Doanh nghiệp
của Anh trở thành một trong những doanh nghiệp rất lớn, phát triển rất tốt. Anh
Giám đốc đó và cán bộ kỹ thuật pha chế (sau này là Giám đốc R&D) là cặp bài
trùng, luôn sát cánh bên nhau xây dựng và phát triển Công ty.
Tôi chia sẻ đến các bạn là các doanh
nghiệp SME, bài học nhỏ sau:
“Đối với cá nhân, chúng ta sẽ thành
công khi biết cách tự phát triển và hoàn thiện bản thân mình. Còn đối với Lãnh
đạo, chúng ta sẽ thành công khi biết cách phát triển và xây dựng đội nhóm của
mình tốt lên”.
Hãy luôn luôn Kaizen để phát triển bản
thân và phát triển đội nhóm của mình bạn nhé.
Chúc các bạn năm mới thành công và phát triển!
Trần Đình Cửu.
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây
