Tin tức

Bài 12: KAIZEN – KỸ NĂNG KHEN NGỢI DÀNH CHO CEO

Kính chào Anh Chị, hôm nay tôi chia sẻ về Kaizen các kỹ thuật khen ngợi. Là người Chủ Doanh nghiệp/ CEO cần phải biết khen ngợi để động viên, khích lệ, phát huy năng lực và trí tuệ của nhân viên.

Xin minh họa qua các ví dụ:

Tình huống 1: Anh Chị có nhân viên bán hàng tên Dũng. Hôm nay, Dũng vào công ty, có đeo 1 đồng hồ mới. Anh Chị cảm thấy rất đẹp và ấn tượng. Anh Chị có thể khen : “Dũng ơi, hôm nay em đeo đồng hồ rất đẹp, phù hợp với em, nhìn rất “Men”.

Đó gọi là khen “vật lý”, tức là ta khen vẻ bề ngoài (như tóc, quần áo, cặp, ví, kính, …). Điều quan trọng, nếu Anh Chị cảm thấy thích thì hãy khen. Người nhận sẽ thích lời khen chân thành của Anh Chị. Ngược lại, nếu không thích, không ấn tượng đừng khen giả vờ nhé.

Tình huống 2: Dũng vừa bán hàng thành công cho một khách hàng lớn, cực kỳ khó tính (nhiều nhân viên sale bán mãi không được). Anh Chị có thể khen: ” Dũng ơi, hôm nay em là người bán hàng rất giỏi. Bằng chứng là, em đã bán thành công cho một khách hàng rất khó tính với giá trị rất lớn”. Dũng nghe lời khen, cảm thấy rất thích và phấn khởi vì được công nhận.

Đây là hình thức khen “kết quả”. Trong tình huống này, Dũng sẽ cảm thấy sướng hơn nhiều so với khen vật lý. Vì khen vật lý là khen vẻ bề ngoài, chỉ ở lại với Dũng trong một thời gian ngắn.

Sau khi khen “kết quả”, Anh Chị có thể phỏng vấn riêng: “Dũng ơi, làm cách nào mà em có thể bán được cho ông khách hàng khó tính như thế?”.

Lúc này, giả sử Dũng trả lời: “Ôi Sếp ơi, em phải kiên trì theo đuổi ông ta mất cả tháng trời, lắng nghe, giải thích kỹ lưỡng và đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu thì ông ta mới đồng ý mua hàng đấy!”.

Lúc đó, Anh Chị có thể khen: “ Dũng, em là người có tính cách kiên trì. Bằng chứng là, em đã theo đuổi khách hàng này hơn 1 tháng trời, lắng nghe, giải thích, thuyết phục một khách hàng rất khó tính và ký được hợp đồng rất lớn. Anh tin rằng, với tính cách kiên trì, em có thể vượt qua nhiều thách thức và phát triển rất nhanh trong tương lai”. Đây là hình thức khen “Tính cách”. Tính cách thì chắc chắn gắn liền với con người ta suốt đời.

Khi được khen như vậy, có thể lúc đó, Dũng chưa đạt được 100% tính cách kiên trì. Nhưng lời khen tính cách đó sẽ là một động lực giúp Dũng vượt qua mọi thách thức. Nếu trong tương lai, khi gặp khó khăn trở ngại lớn, Dũng sẽ nhớ đến lời khen tính cách kiên trì. Thế là Dũng không nản chí, không bỏ cuộc và vượt qua khó khăn. Đó là liều “Doping” cực mạnh.

Đây chính là bài học khen ngợi, tôi đã học được từ rất nhiều tài liệu của Ông Dale Carnegie (Tác giả cuốn sách Đắc Nhân Tâm).

Tôi kêu gọi Anh Chị là Chủ Doanh Nghiệp/ CEO hãy Kaizen kỹ thuật khen ngợi để động viên, khích lệ, phát huy năng lực và trí tuệ của nhân viên nhằm giúp doanh nghiệp vượt qua mọi thách thức.

Chúc các Anh Chị thành công & phát triển.

Trần Đình Cửu.

Bài 11: LÀ CEO PHẢI TÍNH TRƯỚC ĐIỀU NÀY ĐỂ TỒN TẠI

Anh Chị hãy nhìn 3 công thức dưới đây:

Chi Phí + Lợi nhuận = Giá bán (1)
Giá bán – Chi phí = Lợi nhuận (2)
Giá bán – Lợi nhuận = Chi phí (3)

Về mặt toán học, 3 công thức này hoàn toàn giống nhau, nhưng về mặt kinh doanh, chúng có ý nghĩa hoàn toàn khác nhau. Mỗi Anh Chị hãy khai thác các công thức này dưới bối cảnh của doanh nghiệp mình.

Hôm nay, xin chia sẻ góc cạnh khai thác của Tôi:

– Công thức 1: chúng ta cứ việc sản xuất, hết bao nhiêu “chi phí”, sau đó cộng với  “lợi nhuận” ta muốn thì sẽ ra “giá bán”. Lúc này, chúng ta là người quyết định “giá bán”. Điều này chỉ xảy ra khi sản phẩm của chúng ta là duy nhất hoặc là sản phẩm độc quyền trên thị trường.

– Công thức 2: Rõ ràng “giá bán” do thị trường quyết định, chúng ta định giá xung quanh mức giá này. Sau đó, sản xuất hết bao nhiêu “chi phí”, ta lấy “giá bán” trừ đi “chi phí” này sẽ được “lợi nhuận”. Vậy “lợi nhuận” là thứ còn lại, do “chi phí” quyết định. 

– Công thức 3: “Giá bán” do thị trường quyết định, chúng ta cũng định giá xung quanh mức giá này. Đồng thời, chúng ta là chủ Doanh nghiệp, là người đầu tư tiền của và sức lực của mình, chúng ta quyết định mức “lợi nhuận” mong đợi đối với sản phẩm/ dịch vụ được tạo ra. Sau đó, lấy “giá bán” trừ đi “lợi nhuận” sẽ ra được “chi phí”. Đây sẽ là “chi phí” cực đại mà doanh nghiệp được phép sử dụng để tạo ra sản phẩm/ dịch vụ nhằm đảm bảo mức “lợi nhuận” đã được ấn định. Nếu doanh nghiệp hoạt động vượt quá mức “chi phí” cực đại này sẽ không đảm bảo được “lợi nhuận”. Lúc đó, chúng ta phải cải tiến hoặc chọn sản phẩm/ dịch vụ khác hoặc thị trường khác để đảm bảo lợi nhuận mong đợi.

Vậy, Tôi kêu gọi Anh Chị là Chủ Doanh nghiệp hãy quyết định mức “lợi nhuận trước”, rồi hãy tiến hành sản xuất hay triển khai sản phẩm/ dịch vụ trong phạm vi “chi phí” còn lại. Hãy Kaizen và áp dụng công thức số 3 nhé.

Chúc các Anh Chị thành công, thành công và phát triển!

Trần Đình Cửu.

Bài 10: PHÉP MÀU MỖI NGÀY CẢI TIẾN/ KAIZEN TĂNG 1%

Thưa Anh Chị, tất cả mọi người chúng ta đều biết công thức tính lãi kép. Giả sử một người gửi vào Ngân hàng số tiền là A đồng, lãi suất r % mỗi tháng theo hình thức lãi kép, gửi theo phương thức không kỳ hạn. Vậy hãy tính số tiền cả vốn lẫn lãi mà người đó nhận được sau N tháng?

Tổng số tiền sau N tháng sẽ bằng: A (1 + r) N

  • A là số vốn gốc
  • r là lãi suất
  • N là số kỳ

Tuy nhiên, hôm nay Tôi không chia sẻ về tài chính, mà Tôi nói về cách “Kaizen khai thác sức mạnh, trí tuệ của bạn và nhân viên của bạn” dựa trên công thức lãi kép này.

Giả sử, ngày đầu năm chúng ta có 100 đồng và mỗi ngày ta có thể tăng lên được 1%. Vậy cuối năm ta có được bao nhiêu tiền và số tiền này gấp bao nhiêu lần so với số tiền đầu năm?

Dựa vào công thức trên, cuối năm ta sẽ có 3.778,343 đồng. Như vậy số tiền cuối năm của chúng ta so với đầu năm tăng 37,78 lần (tức là gần 38 lần).

Do đó, tôi kêu gọi các bạn, mỗi ngày hãy Kaizen tốt hơn khả năng của mình, tăng 1%, thì cuối năm các bạn sẽ Kaizen tăng 38 lần.

Nhưng có người lại nói rằng: “Làm thế nào mà mỗi ngày tôi có ý tưởng để mà cải tiến/ kaizen?

Thưa các bạn, bản thân Tôi cũng thường xuyên nỗ lực thực hiện Kaizen tăng 1% mỗi ngày. Điển hình thời gian gần đây, Tôi đã chia sẻ mỗi ngày một video ngắn đăng trên kênh Youtube “Trần Đình Cửu” [hiện hơn 340 video], với nhiều ý tưởng kaizen liên quan đến mọi hoạt động trong Doanh nghiệp. Các bạn hãy đăng ký theo đường link dưới đây để xem các video kaizen, nhằm giúp các bạn dễ dàng thực hiện kaizen tại doanh nghiệp mình.

Youtube: https://bit.ly/YouTube-TranDinhCuu

Mặt khác, chúng ta hãy lưu ý, nếu mỗi ngày chúng ta giảm nỗ lực làm việc đi 1%, thì cuối năm chúng ta chỉ còn lại 0.03%, rất kinh khủng phải không bạn?

Vì vậy, Tôi kêu gọi các bạn hãy nỗ lực Kaizen mỗi ngày tăng 1%, hãy khai thác sức mạnh của chính mình và làm gương cho tất cả nhân viên. Để từ đó, các nhân viên cũng thực hiện Kaizen tăng 1% mỗi ngày. Khi ấy sức mạnh kaizen của tập thể rất lớn, giúp doanh nghiệp bạn phát triển.

Hãy thực hiện ngay nhé!

Chúc các bạn thành công, thành công và phát triển.

Trần Đình Cửu.

Bài 9: KAIZEN CÁCH THỰC THI CHIẾN LƯỢC

Nhiều Doanh nghiệp vừa và nhỏ thất bại trong việc thực thi các chiến lược và mục tiêu đã thiết lập. Như vậy chúng ta cần phải Kaizen như thế nào?

– Nguyên nhân thứ nhất, có thể Bạn có quá nhiều chiến lược, quá nhiều mục tiêu, không tập trung vào “Năng lực cốt lõi và Giá trị cốt lõi” để tạo ra lợi thế cạnh tranh. Vì vậy, Bạn cần cải tiến bằng cách sử dụng ma trận ưu tiên, áp dụng nguyên tắc Pareto, tập trung vào số ít mục tiêu, giải pháp quan trọng tạo lợi thế cạnh tranh.

– Nguyên nhân thứ hai, có thể Bạn hoạch định thiếu chi tiết và không đánh giá tính khả thi trước khi thực hiện. Vì vậy, Bạn cần cải tiến cách lập kế hoạch chi tiết, kế hoạch phân bổ nguồn lực đầy đủ và đánh giá rủi ro khả năng thực hiện trước khi triển khai .

– Nguyên nhân thứ ba, có thể nhân viên của Bạn là những người thực hiện nhưng họ không hiểu mục tiêu, cách thực hiện mục tiêu, không hiểu các cột mốc phải đạt, nên họ thực hiện không tốt. Vì vậy, Bạn cần cải tiến cách lập kế hoạch chi tiết, sau đó truyền thông tầm quan trọng của việc hoàn thành kế hoạch và mục tiêu này. Họ cần nắm rõ các cột mốc phải đạt, cách thức thực hiện và Bạn phải giao trách nhiệm cụ thể đến từng người.

– Nguyên nhân thứ tư, có thể Bạn kiểm soát không tốt quá trình thực thi. Bạn không kịp thời phát hiện các kế hoạch được triển khai không đồng bộ. Đây là vấn đề thường hay xảy ra trong thực tế.

Ví dụ: khi hoạch định chiến lược, Bạn sẽ có kế hoạch bán hàng, kế hoạch marketing, kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua hàng, kế hoạch tài chánh…. Có thể Bộ phận Marketing sẽ chạy trước các chiến dịch của mình, nhưng Bộ phận Sản xuất lại sản xuất không theo kịp, không có hàng hóa, gây ra lãng phí. Do đó, nếu Bạn thường xuyên kiểm tra chặt chẽ, Bạn sẽ dễ dàng phát hiện sự không đồng bộ hay bất thường, Bạn phản hồi sớm để các Bộ phận phối hợp khắc phục và cải tiến ngay.

Thưa các Bạn, không phải lúc nào chúng ta cũng có thể phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng 100% được. Nhưng chính nhờ việc kiểm tra chặt chẽ, chúng ta dễ dàng truyền thông với nhau, dễ dàng điều chỉnh để ăn khớp với nhau, từ đó thực thi chiến lược thuận lợi hơn.

Tóm lại, Bạn muốn thực thi tốt chiến lược, Bạn cần thực hiện nghiêm ngặt chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act). Đặc biệt giai đoạn “Check – kiểm tra”, khi phát hiện sai lệch thì thực hiện ngay giai đoạn “Act – hành động khắc phục và cải tiến”

Mặt khác, khi đã thực hiện tốt, Bạn nên truyền thông sớm kết quả sự tiến bộ của quá trình thực thi chiến lược, công nhận và khen ngợi để khuyến khích và khích lệ mọi người. Như vậy, nhân viên sẽ nhiệt huyết, nỗ lực vượt qua mọi khó khăn trong quá trình thực thi chiến lược.

Chúc các Bạn thành công và phát triển!

Trần Đình Cửu.

Bài 8: KAIZEN CÁCH THIẾT LẬP CHIẾN LƯỢC VÀ MỤC TIÊU

Có nhiều Doanh nghiệp chưa lập chiến lược và mục tiêu, hoặc nếu có, thì chưa rõ, mơ hồ và khó hiểu. Vì vậy, Doanh nghiệp thực hiện chiến lược không tốt.

Có rất nhiều nguyên nhân, Tôi xin liệt kế 1 số để minh họa:

1. Có thể các bạn không có định hướng phát triển doanh nghiệp tồn tại lâu dài, hoặc

2. Các bạn là Chủ Doanh nghiệp nhưng không tin vào đội nhóm của mình. Bạn nghĩ rằng đội nhóm cấp quản lý trung gian không đủ sức thiết lập chiến lược, nên bạn đã tự làm một mình. Bạn tự lập chiến lược, tự đặt mục tiêu, như thế bạn phải tự làm một mình. Vì vậy, chắc chắn bạn không thể thực hiện tốt được, hoặc

3. Các bạn là Chủ Doanh nghiệp, bận cả hàng trăm công việc, các bạn có thể rơi vào tư duy, đó là: “Tới đâu hay tới đó”.

Do đó, chúng ta cần phải Kaizen ngay các vấn đề nêu trên.

Thưa Anh Chị, trong doanh nghiệp, chúng ta thiết lập Bộ tứ tài liệu “Sứ mệnh – Tầm nhìn – Năng lực cốt lõi và Giá trị cốt lõi” (vui lòng xem các bài viết trước). Đây là Bộ tứ tài liệu, định hướng chiến lược của doanh nghiệp.

“Năng lực cốt lõi và Giá trị cốt lõi” là những yếu tố, khách hàng rất quan tâm, quyết định lựa chọn sản phẩm/ dịch vụ, quyết định chọn làm ăn với chúng ta. “Năng lực cốt lõi và Giá trị cốt lõi” thực sự là các yếu tố cực kỳ quan trọng trong hoạch định chiến lược, là các yếu tố tạo ra lợi thế cạnh tranh so với đối thủ.

Hàng năm, Doanh nghiệp vừa và nhỏ, thiết lập chiến lược, hãy dựa vào Bộ tứ tài liệu và ma trận SWOT (Điểm mạnh – Điểm yếu – Cơ hội và Đe dọa).

Mỗi khía cạnh (Điểm mạnh – Điểm yếu – Cơ hội và Đe dọa), các bạn hãy xác định tối đa mỗi thứ 3 yếu tố chính [làm quá nhiều sẽ bị rối]. Hãy đảm bảo, chính các bạn là những người phân tích SWOT, đừng bao giờ nhờ người khác, bởi không ai hiểu bối cảnh doanh nghiệp bằng chính các bạn. Dựa trên ma trận SWOT, các bạn đưa ra các giải pháp SO, ST,WO,WT.

Các bạn kết hợp các giải pháp này với “Năng lực cốt lõi và Giá trị cốt lõi”, xác định những điều phải làm trong năm tới để tạo ra lợi thế cạnh tranh. Từ đó, các bạn thiết lập ra các mục tiêu theo nguyên tắc SMART, các kế hoạch và chuẩn bị đầy đủ nguồn lực để triển khai thực hiện.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, nhiều Doanh nghiệp thực hiện chiến lược, mục tiêu không hiệu quả. Việc thực thi chiến lược bị gãy, vậy cải tiến việc thực thi như thế nào? Thân mời Anh Chị xem bài viết kế tiếp.

Trần Đình Cửu.

Bài 7: “NÓI ĐI ĐÔI VỚI LÀM” – ĐÚNG SỨ MỆNH, TẦM NHÌN

Doanh nghiệp sau khi viết ra Bộ tứ tài liệu: “Sứ mệnh – Tầm nhìn – Năng lực cốt lõi và Giá trị cốt lõi”, đã truyền đạt cho nhân viên nhưng nhiều người vẫn không tuân thủ. Vậy cần phải tập trung Kaizen điều gì để mọi người tuân thủ thực hiện? Tôi xin gới ý 1 số cách sau:

1. Các CEO/ Chủ doanh nghiệp cần xem lại việc truyền đạt của mình thế nào, khiến cho nhân viên không tuân thủ. Nghĩa là chúng ta đã truyền nhưng chưa đạt, hoặc đã truyền nhưng chưa thông. Các bạn hãy cải tiến việc truyền đạt hoặc đa dạng cách thức truyền đạt.

Ví dụ: những Doanh nghiệp có tổ chức những ngày lễ lớn, lễ truyền thống hàng năm, các bạn có thể thiết lập các chương trình văn nghệ, soạn những bản nhạc/ tiểu phẩm có liên quan đến Bộ Tứ tài liệu. Hoặc tổ chức chương trình hái hoa dân chủ, thi đua, ai là người giải thích được Bộ tứ tài liệu. Đây chính là đa dạng cách thức truyền thông ngoài những cách tôi đã nêu ở bài trước.

2. Các CEO/ Chủ doanh nghiệp và quản lý cấp trung có gương mẫu thực hiện đúng những điều đã ghi trong “Sứ mạng – Tầm nhìn – Năng lực cốt lõi và Giá trị cốt lõi” chưa?. Tức là chúng ta “Nói có đi đôi với làm” không? Nếu  không, chắc chắn nhân viên sẽ không tuân thủ. Là lãnh đạo, chúng ta phải gương mẫu thực hiện trước.

3. Các CEO/ Chủ doanh nghiệp cải tiến cách thức khen ngợi để thúc đẩy việc tuân thủ Bộ tứ tài liệu.

Ví dụ: Khi khen ngợi ai, các bạn hãy nêu rõ hoạt động gì của nhân viên đã tương đồng với những điều ghi trong Bộ tứ tài liệu. Hoặc khi các bạn xử phạt ai về những điều gì đó không tốt, các bạn hãy nêu rõ các kết quả, các hoạt động nào của họ đã vi phạm điều gì nêu trong Bộ tứ tài liệu. Như vậy sẽ thúc đẩy mọi người có kỷ luật tuân thủ. 

4. Đối với Doanh nghiệp vừa và nhỏ, “Năng lực cốt lõi và Giá trị cốt lõi” hãy tập trung tối đa 3 “yếu tố cốt lõi” cho mỗi thứ mà thôi.

Tôi thấy nhiều doanh nghiệp có “Sứ mệnh – Tầm nhìn” dài lê thê cả trang giấy, “Năng lực cốt lõi và Giá trị cốt lõi” thì có quá nhiều yếu tố, đến nỗi ngay cả Sếp cũng không nhớ được. Có những Doanh nghiệp nhỏ, “Giá trị cốt lõi” lên tới 7 “Giá trị”, hoặc 9 “Giá trị”, thậm chí đến 13 “Giá trị”. Các cấp quản lý không thể nhớ hết được, đọc còn vấp. Vậy thì làm sao nhân viên có thể thấu hiểu và thực hiện được.

Hãy kaizen ngay các Bạn nhé. Chúc các bạn thành công và phát triển.

Trần Đình Cửu.

Bài 6: KAIZEN CÁCH TRUYỀN THÔNG SỨ MỆNH & TẦM NHÌN ĐỂ NHÂN VIÊN THẤU HIỂU

Có nhiều Doanh nghiệp đã viết Bộ tứ tài liệu “Sứ mệnh – Tầm nhìn – Năng lực cốt lõi và Giá trị cốt lõi”, nhưng thật sự chỉ một mình ông chủ biết, còn các cấp trung gian và mọi nhân viên đều không biết gì về Bộ tứ tài liệu này. Như vậy, một mình ông chủ biết, thì một mình ông chủ làm. Đương nhiên là không ổn rồi.

Hôm nay, Tôi chia sẻ với các bạn Kaizen cách truyền thông để mọi người thấu hiểu và thực hiện Bộ tứ tài liệu, bao gồm như sau:

1. Hãy niêm yết trang trọng Bộ tứ tài liệu “Sứ mệnh – Tầm nhìn – Năng lực cốt lõi và Giá trị cốt lõi” ở những nơi đông người, dễ nhìn, dễ thấy trong doanh nghiệp.

2. Chính CEO/ Chủ doanh nghiệp giải thích cụ thể, rõ ràng, chi tiết nội dung Bộ tứ tài liệu cho toàn thể cán bộ nhân viên để tránh hiện tượng “Tam sao thất bản”. Sau đó, CEO/ Chủ doanh nghiệp, truyền đạt riêng cho cấp trung gian một lần nữa để họ định kỳ truyền đạt lại cho các nhân viên trong bộ phận của mình. Điều này sẽ giúp cho nhân viên nhớ, thuộc và thấu hiểu, thì mới có thể thực hiện được.

 3. Tổ chức các chương trình thi đua, để mọi người có thể thực hiện tốt Bộ tứ tài liệu này. Bộ tứ tài liệu chính là chữ P trong PDCA (Plan-Do-Check-Act). Do đó khi “Do – thực hiện”, các Anh Chị hãy giải thích cho mọi nhân viên thấu hiểu để thực hiện, sau đó “Check – Kiểm tra”. Tôi đề nghị Anh Chị tổ chức giám sát, đánh giá kiểm tra định kỳ và công bố kết quả rõ ràng, những nơi nào làm tốt thì ta nhân rộng ra, những nơi nào không tốt, sai lệch ta phải thực hiện bước “Act – cải tiến”.

Thưa Anh Chị, cũng có rất nhiều Doanh nghiệp nói rằng họ đã cố gắng truyền đạt cho nhân viên nhiều lần, nhưng nhiều người vẫn không tuân thủ Bộ tứ tài liệu này. Doanh nghiệp Anh Chị có giống tình trạng như vậy không? Nếu có, vậy thì phải quyết như thế nào? Thân mời Anh Chị xem bài viết kế tiếp nhé.

Trần Đình Cửu.