Tag: Kaizen trong doanh nghiệp

Xin chào các Anh Chị.

Anh Chị đã thành lập và vận hành Doanh nghiệp vừa và nhỏ trên 5 năm. Tôi khẳng định Anh Chị là những người rất giỏi. Bởi vì Anh Chị đã đầu tư nguồn lực, tiền bạc, thời gian để tạo ra sản phẩm/ dịch vụ đem lại giá trị cho khách hàng, tạo ra lợi nhuận, công ăn việc làm cho rất nhiều người và đóng góp cho xã hội. Vận hành doanh nghiệp là những công việc đầy thách thức và mạo hiểm.

Vậy làm thế nào để Doanh nghiệp vừa và nhỏ giảm bớt rủi ro trong quá trình mạo hiểm? Anh Chị hãy kaizen 3 yếu tố sau đây:

• Yếu tố 1:

Hãy thực hiện kaizen 1% mỗi ngày, cung cấp sản phẩm/ dịch vụ đáp ứng vượt trội nhu cầu của khách hàng. Nhu cầu của khách hàng bao gồm 3 khía cạnh:

(1) Chức năng của sản phẩm/ dịch vụ: Giải quyết vấn đề của khách hàng

(2) Cảm xúc về sản phẩm/ dịch vụ:  Làm cho khách hàng thích vì sản phẩm/ dịch vụ lôi cuốn, hấp dẫn khách hàng.

(3) Xã hội: Khi sử dụng sản phẩm/ dịch vụ khách hàng cảm thấy được thể hiện.

Ví dụ, vừa qua tại TPHCM nổi lên sự mâu thuẫn bánh mì Huynh Hoa, hai người chủ đã hợp tác với nhau và tạo được thương hiệu trên thị trường. Ở đây, tôi không nói về vấn đề mâu thuẫn, mà tôi chỉ nói đến sản phẩm/ dịch vụ của họ như sau:

– Về chức năng: đáp ứng vượt trội mong đợi của khách hàng (nhiều thịt).

– Về cảm xúc: mùi vị hấp dẫn, màu bánh đẹp và lôi cuốn.

– Về xã hội: Giá bánh mì rất cao, nhưng khách hàng vẫn mua, chứng tỏ mình là người sành điệu. Nếu có ai hỏi về bánh mì đó, người mua thể hiện đã từng biết và thưởng thức bánh mì này.

Tất cả chính là sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ, là năng lực cốt lõi của tổ chức.

• Yếu tố 2:

Đảm bảo thu được tiền. Nói đơn giản, kinh doanh là thu được tiền, mà muốn thu được tiền thì Anh Chị phải định giá và phương thức thanh toán phù hợp. Nếu ở yếu tố 1, Anh Chị tạo ra sự khác biệt trong sản phẩm/ dịch vụ khiến khách hàng thích, tin tưởng và cần sản phẩm/ dịch vụ đó, thì việc thanh toán rất thuận tiện. Anh chị dễ dàng thu được tiền.

• Yếu tố 3:

Chăm sóc cán bộ nhân viên qua lương thưởng, phúc lợi và khen ngợi. Anh Chị tập trung chăm sóc nhóm nhân viên tạo kết quả tốt ( 20% nhân viên tạo ra 80% kết quả) để giữ được những người phù hợp.

Vậy, đối với Doanh nghiệp vừa và nhỏ trên 5 năm, các Anh Chị hãy tập trung kaizen 3 yếu tố trên. Khi doanh nghiệp phát triển hơn, hãy áp dụng các hệ thống quản lý cao hơn và số hóa toàn bộ Công ty.

Chúc Anh Chị năm mới Kaizen thành công và phát triển!

Trần Đình Cửu.

Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây

Năm 1996, Tôi tư vấn một công ty rất nhỏ, khoảng 40 nhân viên. Chủ Doanh nghiệp là một kỹ sư cơ khí, điều gì không biết thì anh ấy đi học. Anh học bán hàng, chiến lược, marketing, tài chính kế toán và các hệ thống quản lý doanh nghiệp như ISO, Kaizen, 5S… (lĩnh vực tôi tư vấn)

Buổi ban đầu, học hệ thống quản lý ISO 9000, một số cán bộ kêu ầm lên “Trời ơi! hệ thống ISO 9000 này khó quá”. Thế nhưng Anh ấy nói: “Lần đầu, tiếp cận bỡ ngỡ, khó là phải, nhưng thế giới người ta đã áp dụng ISO thì chắc chắn phải có hiệu quả, không lãng phí đâu. Thôi! hãy cứ học và làm theo đi! “

Anh học rất say mê, học tới đâu áp dụng tới đó, nếu không hiểu thì cứ hỏi và áp dụng. khi áp dụng, nếu kết quả chưa tốt, thì Anh cải tiến.

Sau này, Anh rất giỏi về hệ thống quản lý, phải gọi là bậc thầy. Đồng thời, anh cũng hướng dẫn, dẫn dắt, giúp cán bộ kỹ thuật pha chế, phát triển nghề nghiệp và tạo dựng đội nhóm R&D rất chuyên nghiệp, sáng tạo và đưa ra hơn 900 chủng loại sản phẩm mới (tính đến năm 2018).

Thưa các bạn, 30 năm sau, Doanh nghiệp của Anh trở thành một trong những doanh nghiệp rất lớn, phát triển rất tốt. Anh Giám đốc đó và cán bộ kỹ thuật pha chế (sau này là Giám đốc R&D) là cặp bài trùng, luôn sát cánh bên nhau xây dựng và phát triển Công ty.

Tôi chia sẻ đến các bạn là các doanh nghiệp SME, bài học nhỏ sau:

“Đối với cá nhân, chúng ta sẽ thành công khi biết cách tự phát triển và hoàn thiện bản thân mình. Còn đối với Lãnh đạo, chúng ta sẽ thành công khi biết cách phát triển và xây dựng đội nhóm của mình tốt lên”.

Hãy luôn luôn Kaizen để phát triển bản thân và phát triển đội nhóm của mình bạn nhé.

Chúc các bạn năm mới thành công và phát triển!

Trần Đình Cửu.

Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây

Hôm nay xin chia sẻ câu chuyện xảy ra tại công ty tôi.

Cách đây 17 năm, công ty tôi có quy định khi các chuyên gia đi công tác ở tỉnh, được phép sử dụng phòng khách sạn có máy lạnh với giá không quá 250.000đ/ phòng.

Một hôm, một chuyên gia đi công tác tại Trà Vinh về, anh đã nộp phiếu quyết toán công tác phí có sử dụng phòng khách sạn với giá 400.000đ/ phòng.

– KTT (Chị Kế toán trưởng): Anh ơi, cái này vượt quá quy định rồi.

– CG (Anh chuyên gia): à, ở Trà Vinh khách sạn không có giá 250.000đ/ phòng, thấp nhất là 400.000đ/ phòng em ơi!

– KTT: em không thể thanh toán được, vì nó vượt quá quy định rồi.

– CG: Trời ơi, anh làm rất cực khổ mà còn không chịu quyết toán. Thôi đằng nào tiền anh cũng đã tạm ứng và xài rồi, không quyết toán thì thôi vậy.

– KTT: anh nói như thế đâu được, việc này em sẽ báo Sếp.

– CG: Em cứ báo đi.

Khi tôi về đến Công ty, nhìn thấy chị KTT, vẻ mặt rất buồn, tôi liền hỏi chuyện:

– Tôi: Sao! Hôm nay có chuyện gì vậy?

– KTT (giọng điệu muốn khóc): Anh ơi, câu chuyện như thế này …..

– Tôi: Cứ từ từ, ngồi đây và bình tĩnh. Tôi sẽ lắng nghe.

Chị ấy ngồi xuống và khuôn mặt giãn ra nhẹ nhõm. Tại sao thế nhỉ, các Anh Chị có biết lý do không? Hãy cố đọc tiếp nhé.

Thưa Anh chị, theo Ken Blanchard, tác giả cuốn sách nổi tiếng thế giới “Vị giám đốc 1 phút”, gọi công việc mà mỗi người chúng ta có nhiệm vụ thực hiện là “con khỉ”, chúng ta có trách nhiệm cõng nó, giải quyết nó.

Quay lại câu chuyện của công ty tôi, việc quyết toán công tác phí là trách nhiệm của KTT giải quyết, nghĩa là chị ấy phải cõng “con khỉ” đó. Vì vậy, khi tôi nói sẽ lắng nghe, thì một chân con khỉ của KTT đã bước qua vai tôi, nên chị ấy cảm thấy nhẹ nhõm.

Khi KTT tường thuật lại toàn bộ câu chuyện, lúc đó tôi cũng rất bực và nói: “Được rồi, chuyện này để tôi giải quyết. Chị hãy an tâm”.

Và thưa các bạn, đúng lúc này, KTT đã cười một cách nhẹ nhàng, bởi vì chân còn lại của con khỉ đã bước hẳn qua vai của tôi rồi.

 Hôm sau tôi giảng bài tại một doanh nghiệp, vào lúc giờ nghỉ giải lao, KTT gọi điện thoại:

– KTT: Sếp ơi, Sếp giải quyết chuyện đó chưa?

– Tôi: Ôi, tôi xin lỗi, bận quá, trưa nay tôi sẽ gọi chuyên gia để giải quyết.

Đến trưa, tôi bận tiếp khách hàng. KTT lại gọi điện thoại thêm một lần nữa:

– KTT: Sếp ơi, Sếp giải quyết chưa?

– Tôi: Ôi, tôi xin lỗi. Thôi được rồi để chiều nay tôi về sẽ giải quyết.

Đến chiều muộn, sau khi giảng bài xong, KTT lại gọi hỏi tôi thêm lần nữa.

…..

Đấy các bạn xem, lúc này Ai là Sếp và Ai là nhân viên?.

Tôi chính là nhân viên và KTT là Sếp. Chị ấy đang dí việc tôi mà.

Đây chính là lỗi tại “Tôi”, chứ không phải của KTT.

Đúng ra, Tôi không nên “cõng khỉ”. Ngay từ đầu, sau khi nghe câu chuyện từ KTT, tôi nên hỏi: “Giải pháp của chị như thế nào?”. Từ đó, tôi có thể tư vấn, gợi ý để chị ấy ra giải pháp và thực hiện.

Thưa các bạn, Tôi đã cõng khỉ, đó là một bài học sai lầm rất nhớ đời. Sau này đi tư vấn, tôi gặp rất nhiều trường hợp tương tự.

 Ví dụ, đội sale bán không được hàng, ông Sếp nói: “Được rồi, để tớ”. Thế là, Sếp đi bán hàng và dẫn theo cả đội sale, kết quả ông ta đã bán rất nhiều hàng một cách dễ dàng. Sếp nói với nhân viên: “Thấy không? Đâu có gì khó đâu”. Lúc này, nhân viên sale vỗ tay và khen ngợi: “công nhận Sếp giỏi thật, Sếp bán hay thật, Sếp là siêu sale!”. Vậy giữa Sếp và nhân viên sale, ai là Sếp và ai là nhân viên?.

Đúng ra, sau khi bán hàng làm mẫu xong, sếp nên hỏi nhân viên “Bài học rút ra là gì?” Hoặc gợi ý cho họ các giải pháp, các cách thức bán hàng.

Tôi kêu gọi các bạn hãy luôn Kaizen, “Đừng cõng khỉ” công việc của nhân viên. Khi chúng ta “cõng khỉ”, nhân viên không giỏi lên được, không khai thác năng lực của nhân viên. Mặt khác còn làm mất thời gian quý giá của chính chúng ta.

“KAIZEN –  DỪNG CÕNG KHỈ NGAY NHÉ! ”

Chúc các bạn thành công và phát triển!

Trần Đình Cửu.

Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây

Thân chào các bạn, xin chia sẻ câu chuyện sau:

Một Công ty phát triển đã 13 năm, Ông chủ là người cực kỳ giỏi và nhạy bén về thị trường. Ông ta chỉ cần vài gạch đầu dòng là đã xác định rõ sản phẩm, thị trường và khách hàng cần tập trung thực hiện. Sau đó, Người chủ thực hiện theo cách cầm tay chỉ việc, dí việc tới tận hiện trường, mọi việc thực hiện trôi chảy, doanh thu đạt hơn 1000 tỷ vào năm 2017.

Năm 2018, ông ta đã nhìn thấy rõ cơ hội và đặt mục tiêu hơn 2000 tỷ với niềm tin  chắc chắn sẽ thực hiện được.

Đầu quý 1 năm 2018, ông ta đã triển khai kế hoạch thực hiện mục tiêu 2000 tỷ, nhưng có khác biệt là ông không cầm tay chỉ việc nữa mà để các trưởng bộ phận tự thực hiện. Hết quý 1 năm 2018, doanh thu đã không như mong đợi. Vì thế, Ông phải tức tốc xuống hiện trường, lại quay lại cách cũ, cầm tay chỉ việc và tiếp tục dí việc, doanh thu tăng dần trở lại.

Ông than phiền các trưởng bộ phận không hiểu ý của ông để triển khai.

Sau khi khảo sát, chúng tôi thấy ông chủ là người rất giỏi. Ông luôn nghĩ lớn và làm nhanh, nhưng rất ngại ngồi viết ra chi tiết các kế hoạch để thực hiện mục tiêu chiến lược đã lập. Về phía các trưởng bộ phận, họ không được tham gia hoạch định chiến lược cùng với ông chủ, nên họ không hiểu rõ các mục tiêu, các ý đồ của ông chủ đã hoạch định và thực sự họ cũng chẳng biết làm thế nào để thực hiện mục tiêu.

Sau đó, Chúng tôi đã triển khai hướng dẫn các cấp quản lý trung gian phân tích SWOT, áp dụng chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act), áp dụng công cụ OGSM để triển khai mục tiêu chiến lược mà ông chủ đã xác định (tương tư như OKRs). Hàng quý, Ông chủ và các quản lý trung gian cùng xem xét, phân tích kết quả, tìm nguyên nhân, xác định cơ hội cải tiến và thống nhất mục tiêu quý tới, tương thích với mục tiêu của năm là 2000 tỷ. Mọi việc đã được kiểm soát, kết quả tốt dần lên như Lãnh đạo mong muốn.

Thưa các bạn, chúng tôi chỉ là những mảnh ghép trung gian, kết nối giữa Lãnh đạo cấp cao và các quản lý trung gian cải tiến việc thực thi chiến lược sao cho hiệu quả.

Vì vậy, tôi kêu gọi các bạn là Chủ Doanh nghiệp/ CEO hãy Kaizen các vấn đề trên ngay từ khâu hoạch định chiến lược đến khi thực thi chiến lược. Các bạn sẽ khai thác được sức mạnh của các quản lý trung gian, qua đó giúp bạn có thời gian tập trung vào hoạch định các mục tiêu chiến lược lớn hơn, đầy thách thức hơn.

Chúc các bạn thành công và phát triển!

Trần Đình Cửu.

Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây

Nhân viên sale của một công ty thực phẩm, đi chào hàng từ cửa hàng này đến cửa hàng khác, từ quán ăn này đến quán ăn khác, khách hàng liên tục từ chối không mua, trông rất tội nghiệp. Thi thoảng, có một vài chủ quán đồng ý tiếp chuyện. Họ hỏi nhân viên sale: “Những sản phẩm của bạn là gì? Có những gì đặc biệt? Và có những chương trình khuyến mãi hấp dẫn không?”.

Lúc này, Anh nhân viên sale đưa ra một danh sách rất dài với rất nhiều chủng loại sản phẩm, anh ấy chỉ có thể đọc được tên sản phẩm, đơn giá và chương trình khuyến mãi. Vì thế, khách hàng không thấy bất kỳ sự khác biệt nào và họ đã từ chối khéo: “Em ơi, Chị có nhà cung cấp khác rồi!”. Nhân viên sale buồn bã gửi lại danh sách kèm theo card visit và nói “Nếu chị cần mua gì, Chị nhớ gọi em nhé”.

Kết quả rõ ràng, Anh ta đã không bán được hàng. Bởi vì, có tới 147 mặt hàng trong danh sách, Anh ấy không thể nhớ hết tên các sản phẩm và cũng không nhớ nổi những sự khác biệt, độc đáo và lợi ích của từng sản phẩm. Do đó, Anh ta không thể thuyết phục để chốt sale thành công.

Tệ hơn nữa, tại xưởng sản xuất, tỉ lệ hao hụt và hỏng rất cao, năng suất thấp. Các nhân viên sản xuất cho rằng: “Có quá nhiều sản phẩm, chúng tôi không thể nhớ được, không nhớ các thông số kiểm soát để tuân thủ. Mỗi loại sản phẩm  được sản xuất với số lượng ít, vừa bấm máy đã xong. Vì vậy hao hụt và hỏng rất cao, do phải chuẩn bị và chuyển đổi sản phẩm”.

Trong kho nguyên vật liệu, có rất nhiều nguyên vật liệu, nhiều loại bao bì khác nhau để phục vụ sản xuất. Điều này, gây ra chiếm dụng vốn lớn và nhầm lẫn về chủng loại.

Tại kho thành phẩm, tình hình cũng thế, tồn trữ thành phẩm mỗi thứ một ít. Vì có 147 mặt hàng, tích lũy lại, lượng tồn kho cực lớn.

Dòng tiền của công ty rất kém, doanh thu thấp và bị lỗ.

Thưa các bạn, đây chính là sai lầm của Lãnh đạo, đã quyết định thiết kế và sản xuất quá nhiều chủng loại sản phẩm.

Ban giám đốc đã xem xét, phân tích và đưa ra các hành động Kaizen. Họ xác định lại năng lực cốt lõi của công ty, sử dụng nguyên tắc Pareto, quyết định tập trung sản xuất “Một số ít” mặt hàng chủ lực mà khách hàng cần.

Sau 3 tháng, dòng tiền đã quay trở lại, doanh thu tăng và bắt đầu đã có lợi nhuận.

Vì vậy, Tôi kêu gọi Anh Chị hãy Kaizen để tránh các sai lầm nêu trên. Hãy dựa vào năng lực cốt lõi, tập trung sản xuất kinh doanh “Một số ít” chủng loại sản phẩm chủ lực mà khách hàng cần, nhằm giúp doanh nghiệp phát triển ổn định.

Chúc các bạn thành công và phát triển!

Trần Đình Cửu.

Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây

Kính chào Anh Chị, hôm nay tôi chia sẻ về Kaizen các kỹ thuật khen ngợi. Là người Chủ Doanh nghiệp/ CEO cần phải biết khen ngợi để động viên, khích lệ, phát huy năng lực và trí tuệ của nhân viên.

Xin minh họa qua các ví dụ:

Tình huống 1: Anh Chị có nhân viên bán hàng tên Dũng. Hôm nay, Dũng vào công ty, có đeo 1 đồng hồ mới. Anh Chị cảm thấy rất đẹp và ấn tượng. Anh Chị có thể khen : “Dũng ơi, hôm nay em đeo đồng hồ rất đẹp, phù hợp với em, nhìn rất “Men”.

Đó gọi là khen “vật lý”, tức là ta khen vẻ bề ngoài (như tóc, quần áo, cặp, ví, kính, …). Điều quan trọng, nếu Anh Chị cảm thấy thích thì hãy khen. Người nhận sẽ thích lời khen chân thành của Anh Chị. Ngược lại, nếu không thích, không ấn tượng đừng khen giả vờ nhé.

Tình huống 2: Dũng vừa bán hàng thành công cho một khách hàng lớn, cực kỳ khó tính (nhiều nhân viên sale bán mãi không được). Anh Chị có thể khen: ” Dũng ơi, hôm nay em là người bán hàng rất giỏi. Bằng chứng là, em đã bán thành công cho một khách hàng rất khó tính với giá trị rất lớn”. Dũng nghe lời khen, cảm thấy rất thích và phấn khởi vì được công nhận.

Đây là hình thức khen “kết quả”. Trong tình huống này, Dũng sẽ cảm thấy sướng hơn nhiều so với khen vật lý. Vì khen vật lý là khen vẻ bề ngoài, chỉ ở lại với Dũng trong một thời gian ngắn.

Sau khi khen “kết quả”, Anh Chị có thể phỏng vấn riêng: “Dũng ơi, làm cách nào mà em có thể bán được cho ông khách hàng khó tính như thế?”.

Lúc này, giả sử Dũng trả lời: “Ôi Sếp ơi, em phải kiên trì theo đuổi ông ta mất cả tháng trời, lắng nghe, giải thích kỹ lưỡng và đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu thì ông ta mới đồng ý mua hàng đấy!”.

Lúc đó, Anh Chị có thể khen: “ Dũng, em là người có tính cách kiên trì. Bằng chứng là, em đã theo đuổi khách hàng này hơn 1 tháng trời, lắng nghe, giải thích, thuyết phục một khách hàng rất khó tính và ký được hợp đồng rất lớn. Anh tin rằng, với tính cách kiên trì, em có thể vượt qua nhiều thách thức và phát triển rất nhanh trong tương lai”. Đây là hình thức khen “Tính cách”. Tính cách thì chắc chắn gắn liền với con người ta suốt đời.

Khi được khen như vậy, có thể lúc đó, Dũng chưa đạt được 100% tính cách kiên trì. Nhưng lời khen tính cách đó sẽ là một động lực giúp Dũng vượt qua mọi thách thức. Nếu trong tương lai, khi gặp khó khăn trở ngại lớn, Dũng sẽ nhớ đến lời khen tính cách kiên trì. Thế là Dũng không nản chí, không bỏ cuộc và vượt qua khó khăn. Đó là liều “Doping” cực mạnh.

Đây chính là bài học khen ngợi, tôi đã học được từ rất nhiều tài liệu của Ông Dale Carnegie (Tác giả cuốn sách Đắc Nhân Tâm).

Tôi kêu gọi Anh Chị là Chủ Doanh Nghiệp/ CEO hãy Kaizen kỹ thuật khen ngợi để động viên, khích lệ, phát huy năng lực và trí tuệ của nhân viên nhằm giúp doanh nghiệp vượt qua mọi thách thức.

Chúc các Anh Chị thành công & phát triển.

Trần Đình Cửu.

Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây