Tag: Kaizen loại bỏ lãng phí

Trong khi đào tạo, tôi hay hỏi học viên, “Bạn làm việc cho ai?”. Tùy theo chức danh, vị trí của từng người mà tôi nhận được các câu trả lời khác nhau.

Người chủ công ty thì trả lời: “Tôi làm việc cho chính tôi”. Người làm công ăn lương thì trả lời: “Tôi làm việc cho công ty xyz nào đó”.

Đối với người chủ doanh nghiệp, tôi lại hỏi, “Bạn cung cấp sản phẩm/ dịch vụ của mình cho ai?”. Họ trả lời, cung cấp sản phẩm/ dịch vụ cho khách hàng. Tôi tiếp tục hỏi “Vậy khách hàng đòi hỏi sản phẩm/ dịch vụ của bạn thế nào? Bạn có sẵn sàng mọi lúc, mọi nơi tìm mọi cách để cải tiến sản phẩm/ dịch vụ nhằm đáp ứng, thậm chí đáp ứng vượt trội yêu cầu của khách hàng mục tiêu không?”. Câu trả lời luôn luôn là “Yes”. Luôn phải cải tiến sản phẩm/ dịch vụ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng, vì yêu cầu của khách hàng luôn thay đổi và ngày càng nâng cao.

Họ cho rằng, họ phải luôn làm như vậy, bởi vì doanh nghiệp là của họ. Khách hàng là người nuôi sống họ, vì thế họ cống hiến hết sức lực và trí khôn cho doanh nghiệp để thỏa mãn yêu cầu của khách hàng. Nếu không làm thế, trong môi trường cạnh tranh hung dữ và đói khát hiện nay, doanh nghiệp của họ có thể biến mất trong một nốt nhạc. Điều này cho thấy “tinh thần làm chủ” trong công việc rất cao. Đây cũng là lẽ thường tình phải không các bạn chủ doanh nghiệp. Bản thân tôi cũng hành xử như thế.

Còn đối với người làm công ăn lương, đang làm việc cho công ty XYZ nào đó. Tôi cũng thường xuyên hỏi những câu hỏi có vẻ rất ngớ ngẩn.

Ví dụ, “Sáng nay bạn ăn sáng món gì?” Họ trả lời ăn phở. Tôi hỏi tiếp: “Vậy bạn muốn tô phở được cung cấp phải như thế nào?”. Họ trả lời, tô phở phải ngon, bổ, sạch và rẻ. Khách hàng luôn luôn là thế phải không các bạn?

Tôi lại tiếp tục hỏi những câu rất sốc: “Xin lỗi, bạn đang làm cho công ty XYZ. Vậy bạn có bị ép buộc phải làm việc cho công ty XYZ không? Có ai dí súng, đe dọa, ép bạn phải làm việc cho công ty XYZ không? Bạn có quyền lựa chọn nơi làm việc khác không?”. Chắc chắn, các bạn đã đoán được câu trả lời, luôn luôn là tự nguyện, không ai bắt buộc cả. Phần lớn, mọi người còn chia sẻ, lý do họ làm việc cho công ty XYZ, bởi vì lương, điều kiện làm việc, cơ hội thăng tiến, … Tôi lại tiếp tục hỏi: “Vậy bạn có toàn quyền bán sức lực, trí tuệ và tài năng của bạn cho công ty này hoặc công ty khác?” Câu trả lời luôn là “Yes”. “Vậy giữa bạn và công ty XYZ thì ai là khách hàng, ai là nhà cung cấp?”. Câu hỏi này thật sự gây sốc cho học viên. Sau một hồi suy nghĩ, họ thường trả lời thì thầm nho nhỏ: “Công ty XYZ là khách hàng của tôi”.

Và như vậy, bạn là nhà cung cấp, công ty XYZ là khách hàng. Bạn là người có quyền ra mức giá (mức thu nhập) dựa trên giá trị mà bạn cung cấp. Còn công ty XYZ thì đòi hỏi chất lượng công việc của bạn phải đáp ứng yêu cầu của họ, tương xứng với mức thu nhập bạn nhận được (họ là khách hàng mà)

Điều đó, muốn nói lên một sự thật khá trần trụi, bạn là nhà cung cấp, bạn phải tạo ra giá trị và bạn có quyền ra mức giá miễn sao đáp ứng yêu cầu khách hàng. Đừng than vãn là lương cao hay thấp. Đừng than vãn người ta có tôn trọng hay không! Bạn hãy luôn cải tiến để tạo ra giá trị cho người khác. Bạn quyết định số phận của mình, chứ không phải người khác quyết định.

Bạn không phải là người làm công ăn lương, bạn đích thực là “Chủ doanh nghiệp” của chính mình. Bạn hãy làm việc với tinh thần làm chủ cao nhất. Bạn đã, đang và sẽ làm việc cho chính mình.

Công ty chỉ là môi trường, là khách hàng để bạn tỏa sáng trí tuệ và tài năng của chính mình nhằm đem lại giá trị cho người khác.

Vì vậy, bạn hãy nhớ nguyên tắc: “Bạn làm việc cho chính mình”.

Đây là nguyên tắc tạo hạnh phúc cho bạn, gia đình bạn và cộng đồng của bạn.

Tôi kêu gọi, tôi và các bạn hãy cùng nhau thực hiện nguyên tắc này, dựa theo triết lý sau: “Đừng ai tìm lợi ích cho riêng mình, nhưng hãy tìm lợi ích cho người khác” (1Cr10,24)

Chúc các bạn áp dụng thành công!
Trần Đình Cửu
0913.918.854

Để hiểu rõ phương pháp ZQC, tôi xin đưa ra một ví dụ đơn giản nhưng rất có ý nghĩa về một Kaizen thực tế đã xảy ra tại Nhật Bản (tác giả Higashizawa, Hiệp hội HR Nhật Bản).

Câu chuyện như sau: Vào thập niên 1990, tại một nhà ga xe lửa Nhật Bản, lượng hành khách mỗi ngày đều rất đông. Mọi người thường xuyên kêu ca, phàn nàn rằng “nhà vệ sinh vô cùng bẩn thỉu”. Giám đốc nhà ga liền yêu cầu nhân viên phải thực hiện Kaizen để giải quyết vấn đề này.

Sau khi nhận được lệnh của giám đốc, các nhân viên cho rằng việc này rất khó thực hiện bởi nhà ga quá đông và có rất nhiều người vô thức, vừa dọn dẹp xong lại bẩn ngay. Mặc dù vậy, họ vẫn thành lập nhóm Kaizen và thực hiện việc cải tiến. Đầu tiên, họ thống kê số liệu để xem tình hình và mức độ bẩn ra sao. Sau khi thực hiện, họ thấy trung bình một bồn cầu có 10 điểm dính bẩn do chất thải văng ra và đó cũng là những điểm phải lau chùi sạch sẽ bằng mọi cách.

Sau khi bàn bạc, nhóm Kaizen đã thống nhất đưa ra biện pháp cải tiến là dán một tờ thông báo cạnh mỗi bồn cầu: “Khi sử dụng bồn cầu, quý khách xin vui lòng ngồi sát về phía trước”. Điều này có nghĩa là khi ngồi sát về phía trước, trọng tâm sẽ vào giữa bồn cầu và chất thải sẽ không bị văng lung tung nữa.

Kết quả là từ 10 điểm bẩn đã giảm 2 điểm, còn 8 điểm. Nghĩa là trung bình 10 người sử dụng bồn cầu, sẽ có 2 người tuân thủ theo thông báo. Tuy cách này mang lại kết quả khả quan nhưng vẫn còn rất khiêm tốn. Dù Kaizen đòi hỏi sự ý thức và chú ý cao độ, nhưng kết quả vẫn không cao, bởi vì mọi người thường rất khó tập trung.

Theo các bạn, nếu việc này xảy ra tại Việt Nam, nhóm Kaizen sẽ hành xử thế nào trước kết quả như vậy? Tôi đã hỏi câu này với rất nhiều học viên, phần lớn câu trả lời là nhóm Kaizen sẽ báo cáo lại với giám đốc rằng: “Chúng tôi đã dán thông báo và phát loa nhắc nhở, nhưng người dân ý thức kém, không tuân thủ nên kết quả chỉ giảm được hai phần thôi. Chúng tôi đã cố hết sức rồi.”

Tại Nhật Bản thì khác, nhóm Kaizen không đổ lỗi mà tiếp tục suy nghĩ và cố gắng tìm ra cách thức để người dân không phải tập trung chú ý mà vẫn giảm được điểm dính bẩn. Họ đã tìm ra biện pháp Kaizen khác.

Thay vì đưa ra thông báo, họ vẽ trực quan hai bàn chân, rất dễ nhận diện vị trí ngồi đúng cho những người cần sử dụng bồn cầu. Kết quả đã giảm từ 8 điểm dính bẩn xuống còn 4 điểm. Điều này có nghĩa là khi đi vệ sinh, số người ngồi đúng vị trí đã tăng thêm 50% nhờ hình vẽ trực quan hai bàn chân.

Đây là kết quả thực sự ấn tượng, nhưng vẫn còn 50% chưa tuân thủ. Nhóm Kaizen vẫn không tìm cách đổ lỗi và tiếp tục suy nghĩ xem có cách nào dễ hơn nữa, người dân không cần phải chú ý hay tập trung mà vẫn dễ dàng thực hiện đúng.

Họ đã Kaizen tiếp như sau: Thay hình vẽ trực quan hai bàn chân bằng hai cục gạch hình bàn chân nổi. Khi đi vệ sinh, mọi người bắt buộc phải đứng trên hai cục gạch này và trọng tâm luôn được đặt đúng chỗ. Từ còn 4 điểm bẩn đã giảm xuống không còn điểm nào. Nhân viên vệ sinh cũng không phải lau chùi cực nhọc nữa. Kết quả trên cả tuyệt vời mà không hề làm người dân cảm thấy phiền lòng.

Chúng ta cùng tổng kết lại bài học kaizen này qua hình ảnh tổng hợp dưới đây:

Qua ví dụ trên ta thấy họ kaizen đã đạt đến mức “Zero” không sai lỗi, mà không đòi hỏi người thực hiện phải quá tập trung, chú ý khi làm việc. Họ đã loại bỏ nguồn gốc của vấn đề có thể gây ra sai hỏng. Cơ hội gây ra sai hỏng là không còn. Đó chính là phương pháp kaizen ZQC.

Các kỹ thuật kaizen ZQC thường bao gồm các thứ sau:

1. Cơ khí
2. Quang học
3. Điện tử
4. Phần mềm / AI – Trí tuệ nhân tạo/ Robot.
5. Point and Calling. (Chỉ và Hô to để bớt gây sai hỏng)
6. Quy trình/Hướng dẫn công việc/checklist/Biểu mẫu trong các hệ thống như ISO, HACCP. GMP…..Các tài liệu này nêu rõ các điểm kiểm soát, giúp mọi người kịp thời phát hiện các công việc hỏng trước khi gây ra hậu quả. (Việc này chỉ có hiệu quả khi chúng ta áp dụng ISO, HACCP, GMP…là thực chứ không phải là hình thức).

Chúc Anh Chị áp dụng thành công!
Trần Đình Cửu

ĐT: 0913918854 – 0909839466

Tôi nhớ một chuyện khi mình 13 tuổi, gây cho tôi một ấn tượng rất khó quên. Mẹ tôi lúc đó bán tạp hóa và nước đá cục. Tôi có đưa cho một người đàn ông cục nước đá khoảng 1kg và cứ ngỡ là ông đã đưa tay cầm, nên đã buông cục đá ra. Chính lúc đó tôi phát hiện, cục đá đã rơi khỏi tầm với của ông ta. Với phản xạ cực nhanh, tôi quơ nhanh tay trái và bắt được cục đá.

Người đàn ông nói: “Thằng bé này phản xạ rất tốt, có khiếu đi học võ đó!”. Nhưng sau này tôi trở thành “Thủ môn” các bạn ạ. Như vậy khi cục đá rơi, các bạn thử hình dung, tôi có kịp suy nghĩ nên bắt bằng tay trái hay tay phải đây? Chắc chắn là không rồi, làm gì mà kịp suy nghĩ. Tôi bắt được cục đá là nhờ vào phản xạ, vậy phản xạ do đâu mà có? Đó chính là thói quen chơi bóng đá từ bé, nó đã hình thành phản xạ chớp nhoáng đó. Thói quen phản xạ đó là do tiềm thức điều khiển hành động, chứ không phải ý thức nó điều khiển.

Theo nhiều nguồn sách vở về tâm lý, người ta nhận định khái quát tư duy của chúng ta gồm “ý thức” và “tiềm thức”. Trong đó ý thức quyết định các hoạt động hàng ngày của chúng ta khoảng 10%, còn lại tiềm thức quyết định hoạt động hàng ngày là 90%.

Các bạn xem hình dưới đây.

Để dễ hình dung, tôi xin minh họa một ví dụ. Các bạn hãy nhớ lại ngày đầu tiên tập chạy xe máy, lúc đó chúng ta rất ý thức, nghĩa là tập trung chú ý nhớ tay ga là bên phải, cần sang số là chân trái, cần đạp thắng là chân phải, để chúng ta tập tành điều khiển xe máy sao cho an toàn. Nhưng đến nay, mỗi buổi sáng, các bạn bắt đầu chạy xe đi làm, các bạn có còn phải chú ý tay nào là ga, chân nào là số, chân nào là thắng hay không? Chắc chắn 100% là không rồi, thậm chí chúng ta vừa chạy vừa suy nghĩ đến các công việc sắp tới, chúng ta không cần phải chú ý đến các bộ phận và chức năng của xe, nhưng chúng ta vẫn điều khiển một cách rất chuyên nghiệp. Và một chuyện rất lạ nhưng rất đời thường, tôi chưa hề thấy ai đã chạy xe máy mà về sau lại quên cách chạy xe. Cứ lên xe là chúng ta điều khiển rất tự nhiên. Việc điều khiển này là do thói quen, tiềm thức quyết định.

Vậy tóm lại trong cuộc sống và trong sản xuất kinh doanh hàng ngày, thói quen (tiềm thức) chiếm 90% trong việc điều khiển các hoạt động, hành xử của chúng ta.

Nếu bạn có thói quen tốt, thói quen tích cực, xin chúc mừng bạn. Vì lúc đó, kết quả các hoạt động của bạn sẽ là rất tốt, đem lại giá trị cho người khác.

Nếu ngược lại, thì đó là điều bất hạnh. Nhưng bạn không phải lo lắng, bạn hãy thực hiện “Kaizen” vì cuộc sống hạnh phúc của chính bản thân bạn.

Trong năm 2019, tại chương trình 5 Phút Hôm Nay trên VTV1, chia sẻ 3 video clip giao thông “rợn người” và “đặc sản” chỉ có tại Việt Nam.

– Video thứ nhất nói về cảnh xảy ra tại một ngã tư ở tỉnh Bình Dương. Đường đang bị tắc, mọi phương tiện dịch chuyển rất chậm. Một xe container đầu kéo đang lết từng centimet, có lúc thì phải dừng. Vậy mà có một nhóm người lái xe gắn máy, dắt xe chui qua gầm xe container để thoát sang đường kế bên. Thật là một hành động liều lĩnh, quên cả tính mạng, chỉ vì muốn đi nhanh lên một chút. Đây là những người có thói quen luồn lách đủ kiểu để thoát “kẹt xe” trong hoạt động hàng ngày.

– Video clip thứ hai, chia sẻ cảnh một xe rơ moóc chở một lúc hai thùng container rỗng ruột chạy bon bon và nghênh ngang trên đường ngoại ô Hà Nội, chiếm gần hết cả hai làn đường. Hành động đó của lái xe rơ moóc quá nguy hiểm. Liệu đây có phải là lần đầu tiên họ chở như vậy hay đã thực hiện nhiều lần rồi? Tôi cược là họ đã chở nhiều lần rồi, mới chạy rất chuyên nghiệp như thế trên đường.

– Video Clip thứ ba, chia sẻ cảnh một xe container rẽ trái tại một ngã tư ở tỉnh Bình Dương. Khi xe đi vào vòng cung thì container vướng vào đường dây điện, làm cho thùng container rơi xuống đường, suýt đè bẹp một người chạy xe máy bên cạnh.

Thật là một cảnh tượng kinh hoàng, tưởng chừng chỉ có ở trên phim, ai ngờ lại đang xảy ra trong thực tế đời thường. Tôi có lời khuyên là các bạn nhớ đừng đi bên cạnh các xe container “hung thần” đặc sản tại Việt Nam nhé. Nguyên nhân rớt thùng container là do người ta không gài chốt cố định thùng container. Tôi lại xin hỏi các bạn, liệu đây là lần đầu tiên người ta quên gài chốt hay là thường xuyên có thói quen không gài chốt? Tôi cũng cược luôn, chắc chắn đây là thói quen thường xuyên của tài xế, đã hành động như thế nhiều lần rồi.

Vậy cả ba trường hợp này, ta phải Kaizen kiểu gì bây giờ, để không tái diễn? Nhà nước kêu gọi mọi người dân phải ý thức, phải nhận thức đó là hành động sai, hành động rất nguy hiểm cho mình và cho người khác.

Mọi người vẫn lên án các hành động này và cũng kêu gọi cùng nhau phải ý thức, phải cải tiến, phải thay đổi để không tái diễn những sự không phù hợp.

Thưa các bạn, việc kêu gọi mọi người dân phải ý thức để thay đổi tốt hơn là hoàn toàn đúng, chúng ta cần ủng hộ và nhắc nhở nhau cùng thực hiện. Nhưng Kaizen mà đòi hỏi phải ý thức thì e rằng hiệu quả sẽ không cao, vì cả ba trường hợp này đều do thói quen xấu (tiềm thức không tốt) điều khiển.

Muốn kaizen thay đổi thói quen xấu này, ta phải thực hiện cách thức kaizen không đòi hỏi người thực hiện phải ý thức, phải chú ý mà vẫn không bị sai. Đó chính là kaizen triệt tiêu nguồn gốc gây sai hỏng, gây lãng phí, giúp mọi người luôn làm đúng ngay từ đầu bởi vì cách kaizen này không có cơ hội làm sai, cực kỳ hiệu quả. Phương pháp kaizen này có tên gọi là Kiểm soát chất lượng không sai lỗi ZQC (Zero Quality Control).

Thân mời các bạn hãy đón xem bài viết kế tiếp: “Phương pháp kaizen ZQC không sai lỗi, giảm chi phí, nâng cao năng suất”.
https://trandinhcuu.com/phuong-phap-kaizen-zqc-zero-quality-control-khong-sai-loi-giam-chi-phi-nang-cao-nang-suat/

Chúc các bạn kaizen thành công!
Trần Đình Cửu