Tag: Cách thực hiện Kaizen

Xin chào các Anh Chị.

Một Công ty vừa và nhỏ, Giám đốc quản lý trực tiếp đội sale 29 người, có 3 người không bao giờ báo cáo đúng hạn. Giám đốc không hài lòng, vì không có báo cáo, ông ta không thể nào ra các quyết định nhanh trong tháng được. Cứ mỗi lần nhắc thì mới có được báo cáo. Ông ta nói với tôi:

– Không lẽ cứ phải nhắc suốt như thế, vậy Anh Cửu có cách nào không? Tôi kêu gọi họ hãy ý thức, hãy chủ động báo cáo theo đúng quy định, nhưng chỉ được vài lần, mọi việc vẫn như cũ. Trong khi 26 người còn lại chỉ cần nói 1 lần thôi, họ thực hiện rất tốt.

Tôi kể cho vị Giám đốc một câu chuyện:

– Kênh truyền hình VTV1 đã chiếu 1 đoạn phim. Một xe container chạy đến ngã tư (lúc đó đường đông), dừng đèn đỏ. Tức thì, có rất nhiều người chạy xe máy chui qua gầm xe container, để rẽ sang đường khác, nhằm tránh bị kẹt đường. Bình luận viên đã nói, đây là một hành động không có ý thức, người chạy xe máy xem thường mạng sống của chính mình và kêu gọi mọi người hãy ý thức tuân thủ luật pháp khi tham gia giao thông.

Thưa các bạn, chuyện kêu gọi mọi người tham gia giao thông phải ý thức tuân thủ pháp luật và bảo vệ tính mạng của mình và người khác là hoàn toàn đúng, nhưng rất tiếc, không thấm vào đâu cả, vì có 1 số người vẫn cứ chui qua gầm container. Tôi hỏi vị Giám đốc:

– Vậy theo anh có cách nào để người chạy xe máy không thể chui qua gầm xe container được không?

Chưa đầy 30 giây, vị Giám đốc trả lời:

– Rất đơn giản, yêu cầu tất cả các xe container phải có hàng rào thép ở hai bên hông dưới sàn xe, thì người đi xe máy không có “cơ hội” chui được nữa.

Tôi mừng quá, liền nói:

– Đúng rồi, rất chính xác. Anh hãy áp dụng cách thức như vậy vào tình huống của mình. Anh không nên chỉ kêu gọi hãy ý thức, hãy chủ động, hãy cố gắng… Điều quan trọng là phải có “giải pháp cụ thể”.

Sau đó, vị Giám đốc bắt đầu cải tiến lại. Khi nhân viên không báo cáo đúng hạn, nói với anh ta: “Dạ lỗi tại em! Em sẽ cố gắng, em sẽ ý thức, em sẽ tập trung ,  …”.

Giám đốc liền hỏi:

– Vậy em cố gắng, ý thức, tập trung bằng giải pháp như thế nào?.

Sau một vài giải pháp đưa ra, thực hiện không thành công, họ tiếp tục cải tiến giải pháp khác. Cuối cùng họ đã đạt được kết quả rất tuyệt vời, với giải pháp thiết kế biểu mẫu mới dễ nhập số liệu và chế độ nhắn tin tự động nhắc báo cáo. Giám đốc đã nhận được báo cáo đầy đủ và kịp thời.

Tôi kêu gọi các bạn, khi thực hiện Kaizen, những điều liên quan đến ý thức, nỗ lực, cố gắng, tập trung, chăm chỉ ….. là đúng, nhưng chưa đủ để giải quyết thành công các vấn đề không phù hợp.

Chỉ khi nào chúng ta đưa ra “giải pháp cụ thể”, nếu thực hiện chưa đạt, tiếp tục cải tiến giải pháp khác, đến khi thành công thì tiêu chuẩn hóa giải pháp đó để duy trì sự thành công.

Chúc các bạn Kaizen tiến bộ!

Trần Đình Cửu.

Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây

Xin chào các Anh Chị.

Mỗi năm, vị giám đốc công ty phần mềm gặp tôi một lần để coaching các mục tiêu cần thực hiện cho năm kế tiếp. Đã 6 năm, lần nào gặp, ngoài các mục tiêu, Anh ấy đều phàn nàn rất nhiều về vị trưởng phòng A.

Anh Giám đốc nói rằng:

– Trưởng phòng A là người không tích cực, không chủ động trong công việc.

Tôi rất thắc mắc và hỏi lại anh Giám đốc:

– Anh đã nói với tôi chuyện này 6 năm rồi. Anh rất đau đầu về trưởng phòng A. Tôi hỏi thiệt nhé! Tại sao Anh không sa thải trưởng phòng A cho nhẹ đầu?

Anh Giám đốc chia sẻ:

– Thật ra A là người có năng lực làm việc, nhưng anh ta không chủ động, không tích cực, làm cho đội nhóm không nhiệt huyết, không tận tâm thôi. Anh ta giỏi chuyên môn, nên tôi vẫn giữ.

Suy nghĩ 1 lúc, Tôi từ từ nói:

– Anh đừng buồn tôi nhé. Tự nhiên, anh lại biến mình trở thành nạn nhân của vấn đề. Anh đã chấp nhận sử dụng, thì hãy dừng kêu ca và phàn nàn. Anh hãy dành thời gian phân tích và đưa ra giải pháp cải tiến để hướng dẫn A chủ động và tích cực hơn.

Câu chuyện thứ hai tôi chia sẻ về Công ty Bao Bì Nhựa. Chị Tổng Giám đốc nói với tôi như thế này:

– Hiện nay công ty có cơ hội phát triển rất tốt, nhưng đang gặp vấn đề ở Chị trưởng phòng nhân sự. Đã 8 năm nay, chị rất tích cực và được giao thêm nhiều việc. Chị vừa phụ trách nhân sự, kiêm kế hoạch, điều hành sản xuất và kiêm luôn điều hành nhóm sale. Hiện nay Chị ấy bị quá tải, ngày nào cũng làm việc đến 9 giờ đêm. Tôi tuyển thêm người để hỗ trợ, nhưng người mới không ai trụ được 1 tháng. Người nào Chị ấy cũng chê, không ai làm việc với chị ấy được. Chỗ của chị công việc bị nghẽn, bị thắt cổ chai.

Tôi hỏi Tổng Giám đốc:

– Vậy có ai trong công ty có thể thay thế vị trí này không?

Tổng Giám đốc nói:

– Không có, chị này giỏi lắm, rất trung thành, không ai thay thế được cả.

Tôi trao đổi chân tình với Tổng Giám đốc:

– Chị hãy suy nghĩ thật kỹ, hãy tưởng tượng một ngày nào đó chị trưởng phòng này không thể làm việc tại Công ty được nữa, thì Công ty có bị nguy hiểm, suy sụp và phá sản ngay không?

Tổng Giám đốc lặng thinh, suy nghĩ một lúc và trả lời chắc chắn:

– Đương nhiên, không nguy hiểm.

Tôi hỏi thêm:

– Vậy giải pháp như thế nào?

Tổng Giám đốc chia sẻ:

– Em sẽ là người làm thay công việc của chị ấy. Trong thời gian từ 3 – 6 tháng làm thay, em sẽ tuyển thêm những người khác phù hợp để chia sẻ công việc và không để bị thắt cổ chai nữa.

Tôi trả lời:

– Chính Chị đã đưa ra giải pháp rồi đó. Vậy chị hãy thu hồi 1 số công việc và làm thay để giảm tải cho chị ấy. Sau đó, chị hãy tuyển thêm những người khác phù hợp, chuyển giao công việc lại cho họ, giải quyết vấn đề thắt cổ chai.

Thời gian sau, mọi việc đã được giải quyết rất tốt.

Tôi kêu gọi các Anh Chị là Lãnh đạo, CEO hay là quản lý, hãy dừng ngay việc biến mình trở thành nạn nhân của vấn đề. Khi chúng ta đã chấp nhận sử dụng hãy đưa ra giải pháp cải tiến phù hợp với bối cảnh đó. Còn khi ta không chấp nhận sử dụng thì chúng ta vẫn có giải pháp để giải quyết.

“LUÔN LUÔN CÓ GIẢI PHÁP CHO MỌI VẤN ĐỀ”.

Chúc các bạn áp dụng thành công!

Trần Đình Cửu.

Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây

Xin chào các Anh Chị.

Anh Chị đã thành lập và vận hành Doanh nghiệp vừa và nhỏ trên 5 năm. Tôi khẳng định Anh Chị là những người rất giỏi. Bởi vì Anh Chị đã đầu tư nguồn lực, tiền bạc, thời gian để tạo ra sản phẩm/ dịch vụ đem lại giá trị cho khách hàng, tạo ra lợi nhuận, công ăn việc làm cho rất nhiều người và đóng góp cho xã hội. Vận hành doanh nghiệp là những công việc đầy thách thức và mạo hiểm.

Vậy làm thế nào để Doanh nghiệp vừa và nhỏ giảm bớt rủi ro trong quá trình mạo hiểm? Anh Chị hãy kaizen 3 yếu tố sau đây:

• Yếu tố 1:

Hãy thực hiện kaizen 1% mỗi ngày, cung cấp sản phẩm/ dịch vụ đáp ứng vượt trội nhu cầu của khách hàng. Nhu cầu của khách hàng bao gồm 3 khía cạnh:

(1) Chức năng của sản phẩm/ dịch vụ: Giải quyết vấn đề của khách hàng

(2) Cảm xúc về sản phẩm/ dịch vụ:  Làm cho khách hàng thích vì sản phẩm/ dịch vụ lôi cuốn, hấp dẫn khách hàng.

(3) Xã hội: Khi sử dụng sản phẩm/ dịch vụ khách hàng cảm thấy được thể hiện.

Ví dụ, vừa qua tại TPHCM nổi lên sự mâu thuẫn bánh mì Huynh Hoa, hai người chủ đã hợp tác với nhau và tạo được thương hiệu trên thị trường. Ở đây, tôi không nói về vấn đề mâu thuẫn, mà tôi chỉ nói đến sản phẩm/ dịch vụ của họ như sau:

– Về chức năng: đáp ứng vượt trội mong đợi của khách hàng (nhiều thịt).

– Về cảm xúc: mùi vị hấp dẫn, màu bánh đẹp và lôi cuốn.

– Về xã hội: Giá bánh mì rất cao, nhưng khách hàng vẫn mua, chứng tỏ mình là người sành điệu. Nếu có ai hỏi về bánh mì đó, người mua thể hiện đã từng biết và thưởng thức bánh mì này.

Tất cả chính là sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ, là năng lực cốt lõi của tổ chức.

• Yếu tố 2:

Đảm bảo thu được tiền. Nói đơn giản, kinh doanh là thu được tiền, mà muốn thu được tiền thì Anh Chị phải định giá và phương thức thanh toán phù hợp. Nếu ở yếu tố 1, Anh Chị tạo ra sự khác biệt trong sản phẩm/ dịch vụ khiến khách hàng thích, tin tưởng và cần sản phẩm/ dịch vụ đó, thì việc thanh toán rất thuận tiện. Anh chị dễ dàng thu được tiền.

• Yếu tố 3:

Chăm sóc cán bộ nhân viên qua lương thưởng, phúc lợi và khen ngợi. Anh Chị tập trung chăm sóc nhóm nhân viên tạo kết quả tốt ( 20% nhân viên tạo ra 80% kết quả) để giữ được những người phù hợp.

Vậy, đối với Doanh nghiệp vừa và nhỏ trên 5 năm, các Anh Chị hãy tập trung kaizen 3 yếu tố trên. Khi doanh nghiệp phát triển hơn, hãy áp dụng các hệ thống quản lý cao hơn và số hóa toàn bộ Công ty.

Chúc Anh Chị năm mới Kaizen thành công và phát triển!

Trần Đình Cửu.

Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây

Năm 1996, Tôi tư vấn một công ty rất nhỏ, khoảng 40 nhân viên. Chủ Doanh nghiệp là một kỹ sư cơ khí, điều gì không biết thì anh ấy đi học. Anh học bán hàng, chiến lược, marketing, tài chính kế toán và các hệ thống quản lý doanh nghiệp như ISO, Kaizen, 5S… (lĩnh vực tôi tư vấn)

Buổi ban đầu, học hệ thống quản lý ISO 9000, một số cán bộ kêu ầm lên “Trời ơi! hệ thống ISO 9000 này khó quá”. Thế nhưng Anh ấy nói: “Lần đầu, tiếp cận bỡ ngỡ, khó là phải, nhưng thế giới người ta đã áp dụng ISO thì chắc chắn phải có hiệu quả, không lãng phí đâu. Thôi! hãy cứ học và làm theo đi! “

Anh học rất say mê, học tới đâu áp dụng tới đó, nếu không hiểu thì cứ hỏi và áp dụng. khi áp dụng, nếu kết quả chưa tốt, thì Anh cải tiến.

Sau này, Anh rất giỏi về hệ thống quản lý, phải gọi là bậc thầy. Đồng thời, anh cũng hướng dẫn, dẫn dắt, giúp cán bộ kỹ thuật pha chế, phát triển nghề nghiệp và tạo dựng đội nhóm R&D rất chuyên nghiệp, sáng tạo và đưa ra hơn 900 chủng loại sản phẩm mới (tính đến năm 2018).

Thưa các bạn, 30 năm sau, Doanh nghiệp của Anh trở thành một trong những doanh nghiệp rất lớn, phát triển rất tốt. Anh Giám đốc đó và cán bộ kỹ thuật pha chế (sau này là Giám đốc R&D) là cặp bài trùng, luôn sát cánh bên nhau xây dựng và phát triển Công ty.

Tôi chia sẻ đến các bạn là các doanh nghiệp SME, bài học nhỏ sau:

“Đối với cá nhân, chúng ta sẽ thành công khi biết cách tự phát triển và hoàn thiện bản thân mình. Còn đối với Lãnh đạo, chúng ta sẽ thành công khi biết cách phát triển và xây dựng đội nhóm của mình tốt lên”.

Hãy luôn luôn Kaizen để phát triển bản thân và phát triển đội nhóm của mình bạn nhé.

Chúc các bạn năm mới thành công và phát triển!

Trần Đình Cửu.

Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây

Hôm nay xin chia sẻ câu chuyện xảy ra tại công ty tôi.

Cách đây 17 năm, công ty tôi có quy định khi các chuyên gia đi công tác ở tỉnh, được phép sử dụng phòng khách sạn có máy lạnh với giá không quá 250.000đ/ phòng.

Một hôm, một chuyên gia đi công tác tại Trà Vinh về, anh đã nộp phiếu quyết toán công tác phí có sử dụng phòng khách sạn với giá 400.000đ/ phòng.

– KTT (Chị Kế toán trưởng): Anh ơi, cái này vượt quá quy định rồi.

– CG (Anh chuyên gia): à, ở Trà Vinh khách sạn không có giá 250.000đ/ phòng, thấp nhất là 400.000đ/ phòng em ơi!

– KTT: em không thể thanh toán được, vì nó vượt quá quy định rồi.

– CG: Trời ơi, anh làm rất cực khổ mà còn không chịu quyết toán. Thôi đằng nào tiền anh cũng đã tạm ứng và xài rồi, không quyết toán thì thôi vậy.

– KTT: anh nói như thế đâu được, việc này em sẽ báo Sếp.

– CG: Em cứ báo đi.

Khi tôi về đến Công ty, nhìn thấy chị KTT, vẻ mặt rất buồn, tôi liền hỏi chuyện:

– Tôi: Sao! Hôm nay có chuyện gì vậy?

– KTT (giọng điệu muốn khóc): Anh ơi, câu chuyện như thế này …..

– Tôi: Cứ từ từ, ngồi đây và bình tĩnh. Tôi sẽ lắng nghe.

Chị ấy ngồi xuống và khuôn mặt giãn ra nhẹ nhõm. Tại sao thế nhỉ, các Anh Chị có biết lý do không? Hãy cố đọc tiếp nhé.

Thưa Anh chị, theo Ken Blanchard, tác giả cuốn sách nổi tiếng thế giới “Vị giám đốc 1 phút”, gọi công việc mà mỗi người chúng ta có nhiệm vụ thực hiện là “con khỉ”, chúng ta có trách nhiệm cõng nó, giải quyết nó.

Quay lại câu chuyện của công ty tôi, việc quyết toán công tác phí là trách nhiệm của KTT giải quyết, nghĩa là chị ấy phải cõng “con khỉ” đó. Vì vậy, khi tôi nói sẽ lắng nghe, thì một chân con khỉ của KTT đã bước qua vai tôi, nên chị ấy cảm thấy nhẹ nhõm.

Khi KTT tường thuật lại toàn bộ câu chuyện, lúc đó tôi cũng rất bực và nói: “Được rồi, chuyện này để tôi giải quyết. Chị hãy an tâm”.

Và thưa các bạn, đúng lúc này, KTT đã cười một cách nhẹ nhàng, bởi vì chân còn lại của con khỉ đã bước hẳn qua vai của tôi rồi.

 Hôm sau tôi giảng bài tại một doanh nghiệp, vào lúc giờ nghỉ giải lao, KTT gọi điện thoại:

– KTT: Sếp ơi, Sếp giải quyết chuyện đó chưa?

– Tôi: Ôi, tôi xin lỗi, bận quá, trưa nay tôi sẽ gọi chuyên gia để giải quyết.

Đến trưa, tôi bận tiếp khách hàng. KTT lại gọi điện thoại thêm một lần nữa:

– KTT: Sếp ơi, Sếp giải quyết chưa?

– Tôi: Ôi, tôi xin lỗi. Thôi được rồi để chiều nay tôi về sẽ giải quyết.

Đến chiều muộn, sau khi giảng bài xong, KTT lại gọi hỏi tôi thêm lần nữa.

…..

Đấy các bạn xem, lúc này Ai là Sếp và Ai là nhân viên?.

Tôi chính là nhân viên và KTT là Sếp. Chị ấy đang dí việc tôi mà.

Đây chính là lỗi tại “Tôi”, chứ không phải của KTT.

Đúng ra, Tôi không nên “cõng khỉ”. Ngay từ đầu, sau khi nghe câu chuyện từ KTT, tôi nên hỏi: “Giải pháp của chị như thế nào?”. Từ đó, tôi có thể tư vấn, gợi ý để chị ấy ra giải pháp và thực hiện.

Thưa các bạn, Tôi đã cõng khỉ, đó là một bài học sai lầm rất nhớ đời. Sau này đi tư vấn, tôi gặp rất nhiều trường hợp tương tự.

 Ví dụ, đội sale bán không được hàng, ông Sếp nói: “Được rồi, để tớ”. Thế là, Sếp đi bán hàng và dẫn theo cả đội sale, kết quả ông ta đã bán rất nhiều hàng một cách dễ dàng. Sếp nói với nhân viên: “Thấy không? Đâu có gì khó đâu”. Lúc này, nhân viên sale vỗ tay và khen ngợi: “công nhận Sếp giỏi thật, Sếp bán hay thật, Sếp là siêu sale!”. Vậy giữa Sếp và nhân viên sale, ai là Sếp và ai là nhân viên?.

Đúng ra, sau khi bán hàng làm mẫu xong, sếp nên hỏi nhân viên “Bài học rút ra là gì?” Hoặc gợi ý cho họ các giải pháp, các cách thức bán hàng.

Tôi kêu gọi các bạn hãy luôn Kaizen, “Đừng cõng khỉ” công việc của nhân viên. Khi chúng ta “cõng khỉ”, nhân viên không giỏi lên được, không khai thác năng lực của nhân viên. Mặt khác còn làm mất thời gian quý giá của chính chúng ta.

“KAIZEN –  DỪNG CÕNG KHỈ NGAY NHÉ! ”

Chúc các bạn thành công và phát triển!

Trần Đình Cửu.

Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây

Thân chào các bạn, xin chia sẻ câu chuyện sau:

Một Công ty phát triển đã 13 năm, Ông chủ là người cực kỳ giỏi và nhạy bén về thị trường. Ông ta chỉ cần vài gạch đầu dòng là đã xác định rõ sản phẩm, thị trường và khách hàng cần tập trung thực hiện. Sau đó, Người chủ thực hiện theo cách cầm tay chỉ việc, dí việc tới tận hiện trường, mọi việc thực hiện trôi chảy, doanh thu đạt hơn 1000 tỷ vào năm 2017.

Năm 2018, ông ta đã nhìn thấy rõ cơ hội và đặt mục tiêu hơn 2000 tỷ với niềm tin  chắc chắn sẽ thực hiện được.

Đầu quý 1 năm 2018, ông ta đã triển khai kế hoạch thực hiện mục tiêu 2000 tỷ, nhưng có khác biệt là ông không cầm tay chỉ việc nữa mà để các trưởng bộ phận tự thực hiện. Hết quý 1 năm 2018, doanh thu đã không như mong đợi. Vì thế, Ông phải tức tốc xuống hiện trường, lại quay lại cách cũ, cầm tay chỉ việc và tiếp tục dí việc, doanh thu tăng dần trở lại.

Ông than phiền các trưởng bộ phận không hiểu ý của ông để triển khai.

Sau khi khảo sát, chúng tôi thấy ông chủ là người rất giỏi. Ông luôn nghĩ lớn và làm nhanh, nhưng rất ngại ngồi viết ra chi tiết các kế hoạch để thực hiện mục tiêu chiến lược đã lập. Về phía các trưởng bộ phận, họ không được tham gia hoạch định chiến lược cùng với ông chủ, nên họ không hiểu rõ các mục tiêu, các ý đồ của ông chủ đã hoạch định và thực sự họ cũng chẳng biết làm thế nào để thực hiện mục tiêu.

Sau đó, Chúng tôi đã triển khai hướng dẫn các cấp quản lý trung gian phân tích SWOT, áp dụng chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act), áp dụng công cụ OGSM để triển khai mục tiêu chiến lược mà ông chủ đã xác định (tương tư như OKRs). Hàng quý, Ông chủ và các quản lý trung gian cùng xem xét, phân tích kết quả, tìm nguyên nhân, xác định cơ hội cải tiến và thống nhất mục tiêu quý tới, tương thích với mục tiêu của năm là 2000 tỷ. Mọi việc đã được kiểm soát, kết quả tốt dần lên như Lãnh đạo mong muốn.

Thưa các bạn, chúng tôi chỉ là những mảnh ghép trung gian, kết nối giữa Lãnh đạo cấp cao và các quản lý trung gian cải tiến việc thực thi chiến lược sao cho hiệu quả.

Vì vậy, tôi kêu gọi các bạn là Chủ Doanh nghiệp/ CEO hãy Kaizen các vấn đề trên ngay từ khâu hoạch định chiến lược đến khi thực thi chiến lược. Các bạn sẽ khai thác được sức mạnh của các quản lý trung gian, qua đó giúp bạn có thời gian tập trung vào hoạch định các mục tiêu chiến lược lớn hơn, đầy thách thức hơn.

Chúc các bạn thành công và phát triển!

Trần Đình Cửu.

Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây