Một số CEO hỏi tôi:
(1) Nên thiết lập mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn, thời gian bao lâu là hợp lý?
(2) Khi phân bổ mục tiêu theo thời gian, thì phân bổ đều hay không đều?
(3) Doanh nghiệp vừa và nhỏ khi thiết lập mục tiêu/ kế hoạch cho năm kế tiếp cần quan tâm những yếu tố gì?.
Thưa các bạn, tất cả những câu hỏi trên hoàn toàn phải dựa trên bối cảnh thực tế của từng doanh nghiệp. Bối cảnh bao gồm các yếu tố bên trong doanh nghiệp như: con người, sản phẩm, vật liệu, máy móc, công nghệ, phương pháp, đo lường giám sát…. và các yếu tố bên ngoài như: khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, đối thủ, luật pháp, ……
Đối với câu hỏi (1), khi thiết lập mục tiêu, ít nhất chúng ta thiết lập mục tiêu tháng, quý và năm. Chúng ta đánh giá kết quả hàng tháng so với mục tiêu tháng để xác định lương, thưởng và phúc lợi. Mỗi quý, chúng ta tổng hợp đánh giá kết quả quý so với mục tiêu quý nhằm xác định những điều cần cải tiến cho quý kế tiếp. Tương tự năm cũng thế. Ngoài ra, nếu có thể, Anh Chị nên thiết lập mục tiêu/ kế hoạch với thời gian ngắn hơn như tuần, ngày và thậm chí theo giờ dựa trên đặc thù của doanh nghiệp mình. Thời gian càng ngắn, chúng ta càng dễ dàng kiểm tra phát hiện sớm kết quả không đạt để điều chỉnh và cải tiến nhanh. Ông bà mình có câu “Sai một li đi một dặm”, do đó phát hiện vấn đề sớm thì điều chỉnh sớm, tính thực thi cao.
Đối với câu hỏi (2), khi phân bổ mục tiêu theo thời gian, việc phân bổ đều hay không đều là do tính thời vụ, đặc thù sản xuất kinh doanh của từng Công ty. Ngoài ra với mục tiêu/ kế hoạch theo giờ, ví dụ: những giờ đầu ca, máy chạy chưa ổn thì đặt mục tiêu số lượng sản phẩm sẽ ít, đến khi máy chạy ổn thì mục tiêu về số lượng sẽ được tăng lên. Càng cuối ca, mục tiêu số lượng sản phẩm càng ít, nhằm phòng ngừa những rủi ro không đạt thì dễ phản ứng khắc phục kịp thời.
Đối với câu hỏi (3), doanh nghiệp vừa và nhỏ khi thiết lập mục tiêu/ kế hoạch cho năm kế tiếp, chúng ta hãy lập mục tiêu cho bộ phận bán hàng và marketing trước, sau đó đến mua hàng, thiết kế, sản xuất, nguồn nhân lực, rồi đến nguồn tiền …
Tất cả các mục tiêu/ kế hoạch năm, quý, tháng, tuần, ngày, giờ chính là chữ “Plan – kế hoạch” trong PDCA.
– P (Plan): mục tiêu/ kế hoạch chúng ta lập ra.
– D (Do): thực hiện, khi “DO” hãy hướng dẫn nhân viên cách thức thực hiện và phải cung cấp đầy đủ nguồn lực. Trong và sau khi thực hiện, phải “check”.
– C (Check): kiểm tra, việc “check” nhằm mục đích kịp thời phát hiện những gì sai hỏng, những gì không đúng kế hoạch, những gì không đồng bộ. Từ đó chúng ta thực hiện hành động điều chỉnh và cải tiến (A – action)
Chú ý, các Doanh nghiệp vừa và nhỏ hay gặp hiện tượng “không đồng bộ” giữa các kế hoạch. Ví dụ, chiến dịch “Marketing” đã chạy trước, nhưng “Bán hàng” chưa theo kịp, hoặc “Marketing và Bán hàng” đã vận hành đồng bộ, nhưng “Sản xuất” chưa theo kịp. Do đó, nếu ta “check” kịp thời, phát hiện sớm thì dễ dàng điều chỉnh, dẫn đến khả năng thực thi kế hoạch mục tiêu thành công rất cao.
Chúc các bạn áp dụng thành công và phát triển.
Trần Đình Cửu.
Làm thế nào để chuyển đổi số nhanh & hiệu quả: Xem tại đây
