Một nền văn hóa tích cực, chủ động trong một công ty có thể tạo ra tất cả sự khác biệt về tính hiệu lực của kế hoạch chất lượng và an toàn thực phẩm và việc thực hiện nhất quán trong toàn cơ sở. Văn hóa phải được dẫn dắt bởi quản lý cấp cao và ‘được cảm thấy’ trong toàn tổ chức, để tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp được biết và được tham gia.
Văn hóa có thể là
thách thức. Nó không chỉ dựa vào các số đo và chi tiết cụ thể mà còn là một đặc
điểm và giá trị được cảm nhận bởi mọi người ở tất cả các cấp của cơ sở. Quy mô
và độ phức tạp (hoặc đơn giản) của cơ sở không phải là rào cản đối với một nền
văn hóa thành công. Văn hóa tốt cũng được thể hiện thông qua sự dễ dàng di chuyển
thông tin giữa các cấp độ khác nhau của công ty.
Cơ sở được yêu cầu
phát triển và thực hiện một kế hoạch hoặc chương trình rõ ràng để phát triển và
cải thiện văn hóa an toàn thực phẩm. Một kế hoạch như vậy sẽ dựa trên bản chất
của tổ chức, và phụ thuộc vào quy mô, tính mùa vụ và mục tiêu tổng thể mà nó đã
xác định là quan trọng đối với văn hóa của chính nó.
Kế hoạch không cần phải
là hàng năm. Ví dụ, một kế hoạch chiến lược có thể bao gồm 5 năm, với các hoạt
động được thiết kế để đo lường văn hóa hiện tại, thực hiện các thay đổi và đánh
giá các cải tiến (hoặc khi không cải thiện rõ ràng, xem xét lý do tại sao). Một
số khía cạnh của kế hoạch có thể xảy ra thường xuyên hơn các khía cạnh khác và
các công cụ, số liệu và biện pháp giám sát kế hoạch nên được chứng minh rõ
ràng.
Một loạt các hoạt động
có thể được kết hợp vào một kế hoạch phát triển văn hóa, một số trong đó công
ty có thể đã tiến hành. Ví dụ:
một cuộc khảo sát nhân viên tập
trung vào các giá trị và văn hóa
đánh giá nhân viên hàng năm (một đối
một) và các chương trình công nhận
cơ chế phản hồi (ví dụ: mối quan
tâm của nhân viên)
đánh giá đào tạo và phát triển
nhân viên
làm việc theo nhóm (ví dụ: sự tham
gia của nhân viên trong việc đưa ra các mục tiêu an toàn sản phẩm)
chiến lược truyền thông hiệu quả
các hoạt động để duy trì tiêu chuẩn
an toàn sản phẩm.
Đánh giá viên sẽ mong
đợi tìm thấy bằng chứng của một kế hoạch với các mục tiêu và bằng chứng về việc
cơ sở hoàn thành các hoạt động trong kế hoạch hành động của mình. Điều này sẽ
được xác định thông qua các cuộc phỏng vấn và bằng cách xem bằng chứng khách
quan về các bước thực hiện.
Các cuộc phỏng vấn có
thể được thực hiện trên tất cả các cấp nhân sự tại một cách không chính thức. Họ
sẽ được mong đợi tìm thấy nhận thức về văn hóa an toàn thực phẩm, cách các cá
nhân có thể tác động đến nó và mục tiêu của công ty.
BRC Global Standard vận hành một mô-đun xuất sắc về văn hóa an toàn sản phẩm mà các cơ sở có thể chọn để thêm vào đánh giá Tiêu chuẩn Toàn cầu BRC của họ. Nó sẽ xuất bản một hướng dẫn về văn hóa an toàn sản phẩm có thể được mua từ cửa hàng sách BRC Global Standard (www.brcbookshop.com) hoặc xem trực tuyến tại BRC Participate (www.brcparticipate.com).
Kế hoạch chiến lược
văn hóa an toàn thực phẩm
Một công ty lớn đang tạo
ra một kế hoạch văn hóa an toàn thực phẩm. Quản lý cấp cao đã nhận ra rằng sự
hao mòn của nhân viên là mối quan tâm liên tục; mỗi năm họ thay thế tới 35% tổng
số nhân viên sản xuất. Điều này có nghĩa là năng suất và giao hàng đúng hạn bị
giảm do yêu cầu nâng cao nhân viên mới và cơ sở nhận được khiếu nại thường
xuyên từ khách hàng về việc giao hàng trễ và sản phẩm không phù hợp.
Kế hoạch tại cơ sở bắt
đầu khá đơn giản bằng cách nêu rõ ý định tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên. Quản lý
cấp cao bắt đầu bằng cách khảo sát nhân viên của họ một cách ẩn danh để cố gắng
hiểu mối quan tâm của nhân viên. Cơ sở cũng bắt đầu thực hiện các cuộc phỏng vấn
nghỉ việc đối với các nhân viên đã rời khỏi công ty và các tình nguyện viên được
chọn tham gia vào các cuộc phỏng vấn trực tiếp với một nhà tư vấn bên ngoài.
Sau các khảo sát này,
cơ sở xác định rằng nhân viên không cảm thấy hợp nhất với doanh nghiệp, gặp khó
khăn trong việc hiểu hành động của họ ảnh hưởng đến công ty và không cảm thấy
được đội ngũ quản lý công nhận.
Công ty quyết định thực
hiện các kế hoạch, bao gồm tăng cường đào tạo, truyền thông, phần thưởng và
công nhận. Điều nay bao gồm:
đào tạo nâng cao – ngoài việc quản lý các điểm kiểm soát tới hạn (CCPs), để hiểu được lý do cho các quá trình an toàn sản phẩm hiện tại và tham gia vào các hành động khắc phục
thông tin liên lạc – cập nhật nhân viên thường xuyên ngoài các bảng tin nội bộ truyền thống. Các cập nhật được sử dụng để trao đổi thông tin sản xuất, các trường hợp sản phẩm không phù hợp, khiếu nại của khách hàng và các hành động khắc phục của họ và cải tiến chất lượng sản phẩm. Họ cũng tập trung vào chiến lược công ty và mục tiêu an toàn sản phẩm
một quá trình phản hồi rõ ràng – để bắt đầu trao đổi thông tin ‘lên’ tới cấp quản lý, sao cho việc trao đổi thông tin không chỉ được coi là sự công nhận của ban quản lý để ‘nói với nhân viên’ – ban quản lý thúc đẩy giải thưởng ‘nhân viên của tháng’ như một phần thưởng cho các ý tưởng cải tiến quá trình thành công.
một quá trình phản hồi rõ ràng – để bắt đầu truyền thông, hãy ‘đưa lên’ lên quản lý, để trao đổi thông tin không chỉ được coi là quản lý ‘nói cho nhân viên’ nhận ra sự nhận thức – quản lý giải thưởng ‘nhân viên của tháng’ như là phần thưởng cho những ý tưởng cải tiến quá trình thành công.
Hai trong số những mục tiêu quan trọng nhất trong việc sửa đổi các tiêu chuẩn ISO 9000 là:
xây dựng một bộ các tiêu chuẩn đơn giản, áp dụng được đối với cả nhỏ cũng như các tổ chức vừa và lớn, và
với số lượng và chi tiết của tài liệu cần thiết để có liên quan hơn đến các kết quả hoạt động mong muốn của tổ chức.
ISO 9001: 2015 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu đã đạt được các mục tiêu này, và mục đích của hướng dẫn bổ sung này là để giải thích ý định của tiêu chuẩn mới với sự liên quan cụ thể về thông tin dạng văn bản.
ISO 9001: 2015 cho phép một tổ chức lựa chọn linh hoạt cách thức lập thành văn bản hệ thống quản lý chất lượng của mình (QMS). Điều này cho phép mỗi tổ chức xác định chính xác số lượng các thông tin dạng văn bản cần thiết để chứng minh hiệu lực của hoạch định, điều hành và kiểm soát các quá trình của mình và về việc thực hiện cũng như cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu (và luôn luôn có yêu cầu) một “hệ thống quản lý chất lượng lập thành văn bản“, chứ không phải là “hệ thống các văn bản“.
2. Thông tin dạng văn bản là gì? – Định nghĩa và tham khảo
Thuật ngữ thông tin dạng văn bản được giới thiệu như là một phần của cấu trúc cấp cao phổ biến (HLS) và các thuật ngữ chung cho các tiêu chuẩn hệ thống quản lý (MSS).
Định nghĩa của thông tin có văn bản có thể được tìm thấy trong điều khoản 3.8 ISO 9000.
Thông tin dạng văn bản có thể được sử dụng để trao đổi thông tin, cung cấp bằng chứng về những kế hoạch đã thực sự được thực hiện, hoặc chia sẻ tri thức.
Sau đây là một số mục tiêu chính của thông tin dạng văn bản được cung cấp của tổ chức tùy vào việc nó đã thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng chính thức hay không;
a) Trao đổi thông tin Như là công cụ chuyển giao và trao đổi thông tin. Loại và mức độ thông tin dạng văn bản sẽ phụ thuộc vào bản chất của sản phẩm và các quá trình của tổ chức , mức độ chính thức của hệ thống trao đổi thông tin và kỹ năng giao tiếp và văn hoá tổ chức.
b) Bằng chứng phù hợp Cung cấp bằng chứng rằng những gì đã hoạch định thực sự đã được thực hiện.
c) Chia sẻ tri thức
d) Tuyên truyền và bảo tồn kinh nghiệm của tổ chức. Một ví dụ điển hình là một kỹ thuật, có thể được sử dụng làm cơ sở để thiết kế và phát triển một sản phẩm hoặc dịch vụ.
Danh sách các thuật ngữ và định nghĩa được sử dụng phổ biến liên quan đến các thông tin dạng văn bản được trình bày trong Phụ lục A của ISO 9001: 2015.
Theo điều khoản 7.5.3 Kiểm soát thông tin dạng văn bản của ISO 9001: 2015, văn bản có thể dưới bất kỳ hình thức hoặc loại phương tiện nào, và định nghĩa “văn bản” trong ISO 9000: 2015 khoản 3.8.5 đưa ra các ví dụ sau: – giấy – băng từ – đĩa điện tử hoặc quang học – hình ảnh – mẫu master
3 Yêu cầu về Thông tin dạng văn bản của ISO 9001: 2015
Điều khoản 4.4 ISO 9001: 2015 Các hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của nó đòi hỏi một tổ chức phải “Duy trì thông tin dạng văn bản trong phạm vi cần thiết để hỗ trợ quá trình hoạt động và lưu giữ lại các thông tin dạng văn bản trong phạm vi cần thiết để đảm bảo rằng các quá trình này được thực hiện theo kế hoạch. “
Điều khoản 7.5.1 Khái quát giải thích rằng văn bản của hệ thống quản lý chất lượng phải bao gồm:
a) các thông tin dạng văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn này; b) các thông tin dạng văn bản được xác định bởi tổ chức khi cần thiết đối với hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
Chú thích theo sau điều khoản này làm rõ rằng mức độ thông tin có văn bản QMS có thể khác giữa tổ chức này với tổ chức khác do: a) quy mô tổ chức và loại hình hoạt động, quá trình, sản phẩm và dịch vụ; b) sự phức tạp của quá trình và các tương tác của chúng, c) năng lực của con người.
Tất cả các thông tin dạng văn bản đó là một phần của QMS phải được kiểm soát phù hợp với điều khoản 7.5 thông tin dạng văn bản.
4 Hướng dẫn về điều khoản 7.5 của ISO 9001: 2015
Các nội dung sau đây nhằm trợ giúp người sử dụng ISO 9001: 2015 trong việc hiểu ý định của các yêu cầu khái quát về thông tin dạng văn bản của Tiêu chuẩn Quốc tế. Thông tin dạng văn bản có thể đề cập đến:
a) thông tin dạng văn bản cần được duy trì bởi tổ chức cho các mục đích thiết lập một QMS (các văn bản cấp cao). Bao gồm:
Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng (điều khoản 4.3).
Thông tin dạng văn bản cần thiết để hỗ trợ điều hành các quá trình (điều khoản 4.4).
Chính sách chất lượng (điều khoản 5).
Mục tiêu chất lượng (điều khoản 6.2).
Các thông tin dạng văn bản này phải tuân thủ các yêu cầu của điều khoản 7.5.
b) Các thông tin dạng văn bản được duy trì bởi tổ chức với mục đích trao đổi thông tin cần thiết cho tổ chức hoạt động (cấp thấp, các văn bản cụ thể ). Xem 4.4. Mặc dù ISO 9001: 2015 không yêu cầu cụ thể bất kỳ một trong số chúng, ví dụ các văn bản có thể bổ sung giá trị cho một hệ thống QMS có thể bao gồm:
Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ quá trình, lưu đồ và / hoặc mô tả quá trình
Các thủ tục
Hướng dẫn công việc và / hoặc kiểm tra
Tiêu chuẩn kỹ thuật
Văn bản có chứa thông tin liên lạc nội bộ
Lịch sản xuất
Danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt
Kế hoạch kiểm tra, thanh tra
Kế hoạch chất lượng
Các sổ tay về chất lượng
Các kế hoạch chiến lược
Các biểu mẫu
Nếu có, tất cả các thông tin dạng văn bản đó, cũng phải tuân theo các điều khoản yêu cầu 7.5.
c) Các thông tin dạng văn bản cần thiết được tổ chức giữ lại với mục đích cung cấp bằng chứng về kết quả đạt được (hồ sơ). Bao gồm:
thông tin dạng văn bản trong phạm vi cần thiết để có niềm tin rằng các quá trình đang được tiến hành theo kế hoạch (điều khoản 4.4).
Bằng chứng phù hợp với mục đích giám sát và đo lường nguồn lực (điều khoản 7.1.5.1).
Bằng chứng cơ sở được sử dụng để hiệu chuẩn theo dõi và đo lường nguồn lực (khi không có tiêu chuẩn quốc tế hoặc quốc gia) (điều khoản 7.1.5.2).
Bằng chứng về năng lực của người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức ảnh hưởng đến việc thực hiện và hiệu quả của QMS (điều khoản 7.2).
Kết quả của việc rà soát và yêu cầu mới cho sản phẩm và dịch vụ (điều khoản 8.2.3).
Hồ sơ cần thiết để chứng minh rằng các yêu cầu thiết kế và phát triển đã được đáp ứng (điều khoản 8.3.2)
Biên bản về đầu vào thiết kế và phát triển (điều khoản 8.3.3).
Biên bản các hoạt động của kiểm soát thiết kế và phát triển (điều khoản 8.3.4).
Biên bản kết quả thiết kế và phát triển (điều khoản 8.3.5).
Thay đổi thiết kế và phát triển, bao gồm kết quả của việc xem xét và cho phép thay đổi và các hành động cần thiết (điều khoản 8.3.6).
Hồ sơ đánh giá, lựa chọn, giám sát hoạt động và đánh giá lại bên cung cấp bên ngoài và bất kỳ hành động nào phát sinh từ các hoạt động này (điều khoản 8.4.1)
Có bằng chứng xác định duy nhất của đầu ra khi truy xuất nguồn gốc được yêu cầu (điều khoản 8.5.2).
Hồ sơ tài sản của khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài bị mất, hư hỏng hoặc nếu không phát hiện thấy không phù hợp để sử dụng và thông tin liên lạc của mình cho chủ sở hữu (điều khoản 8.5.3).
Kết quả rà soát các thay đổi đối với sản xuất, cung ứng dịch vụ, người cho phép thay đổi, và các hành động cần thiết (điều khoản 8.5.6).
Hồ sơ của việc phát hành chính thức sản phẩm và dịch vụ để giao hàng cho khách hàng bao gồm các tiêu chuẩn chấp nhận và truy xuất nguồn gốc đối với người ủy quyền (điều khoản 8.6).
Hồ sơ về sự không phù hợp, các hành động được thực hiện, các nhượng bộ thu được và xác định cơ quan có thẩm quyền quyết định hành động liên quan đến sự không phù hợp (điều khoản 8.7).
Kết quả đánh giá kết quả hoạt động và hiệu lực của QMS (điều khoản 9.1.1).
Bằng chứng về việc thực hiện chương trình đánh giá và kết quả đánh giá nội bộ (điều khoản 9.2.2).
Bằng chứng về kết quả đánh giá của lãnh đạo (điều khoản 9.3.3).
Bằng chứng về tính chất không phù hợp và bất kỳ hành động tiếp theo nào được thực hiện (điều khoản 10.2.2);
Kết quả của bất kỳ hành động khắc phục nào (điều khoản 10.2.2).
Các tổ chức được tự do phát triển những hồ sơ khác có thể cần thiết để chứng minh sự phù hợp của quy trình, sản phẩm và dịch vụ của họ và của hệ thống quản lý chất lượng. Nếu có, tất cả các hồ sơ đó cũng phải tuân theo các yêu cầu khoản 7.5.
5 Tổ chức chuẩn bị thực hiện QMS
Đối với các tổ chức đang trong quá trình triển khai QMS, và muốn đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001: 2015, những ghi nhận sau đây có thể hữu ích.
Đối với các tổ chức đang trong quá trình triển khai hoặc chưa thực hiện QMS, ISO 9001: 2015 nhấn mạnh cách tiếp cận theo quá trình. Điều này bao gồm:
Xác định các quá trình cần thiết để thực hiện có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng.
Xác định các tương tác giữa các quá trình này.
Lập văn bản các quá trình trong phạm vi cần thiết để đảm bảo hiệu quả vận hành và kiểm soát của chúng. (Có thể thích hợp để lập văn bản các quá trình bằng cách sử dụng công cụ mô tả sơ đồ quá trình. Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng quá trình được lập văn thành bản bằng công cụ lập sơ đồ không phải là yêu cầu của ISO 9001: 2015).
Phân tích các quá trình nên là động lực chính để xác định số lượng các thông tin dạng văn bản cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng, theo yêu cầu của ISO 9001: 2015. Nó không phải là thông tin dạng văn bản dẫn dắt các quá trình.
6 Tổ chức muốn thay đổi hệ thống QMS hiện tại
Đối với các tổ chức hiện đang có một hệ thống Quản lý chất lượng, các ghi nhận sau đây sẽ hỗ trợ hiểu những thay đổi đối với các thông tin có văn bản mà có thể được yêu cầu hoặc tạo điều kiện bởi chuyển tiếp sang ISO 9001: 2015:
Một tổ chức có hệ thống Quản lý chất lượng hiện tại không cần viết lại tất cả các thông tin dạng văn bản của nó để đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001: 2015. Điều này đặc biệt đúng nếu một tổ chức đã cấu trúc QMS của nó dựa trên cách nó hoạt động hiệu quả, sử dụng cách tiếp cận quá trình.
Một tổ chức có thể thực hiện một số đơn giản hóa và / hoặc hợp nhất các thông tin dạng văn bản hiện có để đơn giản hóa QMS.
7 Chứng minh sự phù hợp với ISO 9001: 2015
Đối với các tổ chức muốn chứng minh sự phù hợp với các yêu cầu của ISO 9001: 2015, cho mục đích của chứng nhận / đăng ký, hợp đồng, hoặc các lý do khác, điều quan trọng là phải nhớ sự cần thiết phải cung cấp bằng chứng về việc thực hiện có hiệu quả của QMS.
Các tổ chức có thể chứng minh sự phù hợp mà không cần phải mở rộng thông tin dạng văn bản.
Để xác nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001: 2015, tổ chức phải có khả năng cung cấp bằng chứng khách quan về hiệu quả của các quy trình và hệ thống quản lý chất lượng. Điều khoản 3.8.3 của ISO 9000: 2015 định nghĩa “bằng chứng khách quan” là “dữ liệu hỗ trợ sự tồn tại hay sự thật của một cái gì đó ” và chú thích rằng” bằng chứng khách quan có thể thu được thông qua quan sát, đo lường, kiểm tra, hoặc các phương tiện khác . “
Bằng chứng khách quan không nhất thiết phụ thuộc vào sự tồn tại của thông tin dạng văn bản, trừ trường hợp được đề cập cụ thể trong ISO 9001: 2015. Trong một số trường hợp, (ví dụ, trong mục 8.1 (e) Lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động, tùy vào tổ chức để xác định những thông tin dạng văn bản nào là cần thiết để cung cấp bằng chứng khách quan này).
Trường hợp tổ chức không có thông tin dạng văn bản cụ thể cho một hoạt động, và điều này không phải là yêu cầu của tiêu chuẩn, nó là chấp nhận được cho hoạt động này được tiến hành làm cơ sở cho các điều khoản liên quan của ISO 9001: 2015. Trong những tình huống này, cả đánh giá nội bộ và bên ngoài có thể sử dụng văn bản của ISO 9001: 2015 cho mục đích đánh giá sự phù hợp.
Bài viết này giải thích các yêu cầu đối với “thay đổi” trong ISO 9001:2015
Mục đích của những yêu cầu:
Một trong những mục tiêu của Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là nâng cao các yêu cầu để giải quyết các thay đổi đối với Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của nó. Các yêu cầu của ISO 9001:2015 cung cấp cơ sở vững chắc cho hệ thống quản lý kinh doanh hỗ trợ định hướng chiến lược của tổ chức. Sau khi tổ chức đã xác định bối cảnh của mình và các bên quan tâm có liên quan cũng như các yêu cầu liên quan của họ, sau đó xác định các quá trình hỗ trợ mối liên kết này, thì việc giải quyết các thay đổi trở thành một thành phần ngày càng quan trọng của sự thành công liên tục.
Khi các quá trình của tổ chức được xác định, một tổ chức sẽ cần xác định các rủi ro và cơ hội liên quan đến các quá trình này. Để đạt được những lợi ích liên quan đến việc xác định rủi ro và cơ hội, có thể cần có những thay đổi. Những thay đổi này có thể liên quan đến bất kỳ phần nào của quy trình, chẳng hạn như các đầu vào, các nguồn lực, con người, hoạt động, kiểm soát, đo lường, đầu ra, v.v.
Các thay đổi nhằm mang lại lợi ích cho tổ chức và cần được thực hiện theo quyết định của tổ chức. Ngoài ra, cần phải xem xét các rủi ro và cơ hội mới được đưa vào.
Có nhiều tác nhân có thể gây ra thay đổi đối với Hệ thống quản lý chất lượng, ví dụ:
Phản hồi của khách hàng
Khiếu của khách hàng
Sai lỗi của sản phẩm và dịch vụ
Phản hồi của nhân viên và các bên quan tâm khác
Sự đổi mới
Rủi ro được xác định
Cơ hội được xác định
Kết quả đánh giá nội bộ hoặc bên ngoài
Kết quả xem xét của lãnh đạo
Sự không phù hợp được xác định
Các cơ hội cải tiến được xác định
Để đạt được những lợi ích liên quan đến thay đổi, tổ chức nên xem xét tất cả các loại thay đổi có khả năng xảy ra. Ví dụ: những thay đổi này có thể được tạo trong:
Các quá trình
Thông tin dạng văn bản
Công cụ dụng cụ và thiết bị
Quản lý nhà cung cấp
Việc quản lý và kiểm soát những thay đổi này đã trở thành một yêu cầu cốt lõi trong Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.
Các yêu cầu thay đổi quy định trong ISO 9001:2015 được nêu dưới đây.
1. 6.3 Hoạch định cho sự thay đổi
Khi tổ chức xác định nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng, những thay đổi đó phải được thực hiện theo cách đã hoạch định.
Ví dụ:
Thay đổi một quá trình (đầu vào, hoạt động, đầu ra, kiểm soát, đo lường, các nguồn lực, thông tin, trách nhiệm, thủ tục, v.v.)
Thay đổi liên quan đến các nhà cung cấp bên ngoài
Thay đổi trong trao đổi thông tin với khách hàng
Phát triển thông tin được lập thành văn bản
Nâng cao năng lực nhân viên
2. 8.1 Hoạch định điều hành và kiểm soát
Tổ chức phải kiểm soát các thay đổi đã hoạch định và xem xét các hậu quả của những thay đổi ngoài ý muốn, thực hiện hành động để ngăn ngừa hoặc giảm thiểu mọi tác động bất lợi, nếu cần.
Ví dụ:
Kiểm tra bổ sung
Thuê ngoài một quá trình
3. 8.3.6 Thay đổi thiết kế và phát triển
Trong quá trình thiết kế và phát triển, những thay đổi được xác định phải được xem xét và kiểm soát để đảm bảo không có tác động bất lợi đến sự phù hợp của sản phẩm hoặc dịch vụ.
Ví dụ: Thay đổi trong trao đổi thông tin với chuỗi cung ứng
4. 8.5.6 Kiểm soát thay đổi
Tổ chức phải xem xét và kiểm soát các thay đổi đối với sản phẩm hoặc việc cung cấp dịch vụ, trong phạm vi cần thiết để đảm bảo sự phù hợp liên tục với các yêu cầu.
Ví dụ:
Thực hiện một quá trình mới
Thay đổi thông tin dạng văn bản hiện hữu
Lưu ý: Các tham chiếu khác về thay đổi được tìm thấy trong các điều khoản 4.4, 5.3, 8.2.4, 9.2.2, 9.3.2, 9.3.3, 10.2.1.
Những điều cần xem xét khi thực hiện các yêu cầu đối với “sự thay đổi”
Trước khi thực hiện thay đổi, tổ chức nên xem xét cách giải quyết các hậu quả không mong muốn của thay đổi
Sau khi thực hiện thay đổi, tổ chức nên theo dõi thay đổi để xác định tính hiệu lực của nó và để xác định mọi rủi ro và cơ hội bổ sung
Ngăn ngừa rủi ro để đạt được mục tiêu bằng cách quản lý quá trình thay đổi
Lưu ý: Những đề xuất này không nhất thiết phải áp dụng cho mọi loại hình tổ chức và mọi loại thay đổi
Ưu tiên
Một số thay đổi cần được quản lý cẩn thận, trong khi những thay đổi khác có thể linh hoạt hơn và không cần hành động bổ sung chính thức. Để thực hiện điều này, tổ chức nên xem xét một phương pháp để ưu tiên những thay đổi nào sẽ được quản lý.
Để xác định mức độ ưu tiên, tổ chức nên xem xét một phương pháp cho phép họ tính đến:
Đánh giá rủi ro (ví dụ: hậu quả của thay đổi, khả năng xảy ra những hậu quả này)
Tác động đến khách hàng
Tác động đến các bên quan tâm có liên quan
Tác động đến mục tiêu chất lượng
Hiệu lực của các quá trình là một phần của Hệ thống quản lý chất lượng
Các bước điển hình để thực hiện các thay đổi
Xác định các chi tiết cụ thể của những gì sẽ được thay đổi
Có kế hoạch (nhiệm vụ, thời gian, trách nhiệm, quyền hạn, ngân sách, nguồn lực, thông tin cần thiết, v.v.)
Thu hút mọi người khi thích hợp vào quá trình thay đổi
Xây dựng kế hoạch truyền thông xem xét những người thích hợp trong tổ chức (khách hàng, nhà cung cấp bên ngoài, các bên quan tâm, v.v.) có thể cần được thông báo
Sử dụng một nhóm chức năng chéo để xem xét kế hoạch để cung cấp phản hồi liên quan đến kế hoạch và các rủi ro liên quan
Phiên bản 9 của Tiêu chuẩn BRCGS Food được phát hành vào ngày 1 tháng 8 năm 2022 và với bản sửa đổi này, các yêu cầu mới đã được đưa vào. Quá trình sửa đổi cho phép BRCGS luôn cập nhật các tiêu chuẩn với các yêu cầu pháp lý đang phát triển và nhu cầu thị trường hiện tại. Các cuộc đánh giá theo Phiên bản 9 sẽ bắt đầu vào ngày 1 tháng 2 năm 2023.
Các nội dung thay đổi chính so với Phiên bản 8
1. Đề cương đánh giá
BRCGS Food Safety Phiên bản 9 thêm tùy chọn đánh giá thứ ba vào đề cương đánh giá
Đánh giá kết hợp là đánh giá được công bố gồm 2 phần. Việc đánh giá này được chia thành hai phần, một phần từ xa (trực tuyến) và một phần tại chỗ.
Tổ chức chứng nhận sẽ kiểm tra trước xem khả năng CNTT tại địa điểm có đủ để thực hiện đánh giá này hay không và sẽ xác định tỷ lệ phần trăm của thời lượng đánh giá từ xa (tối đa là 50%).
Chỉ những phần là một phần của đăng ký, hệ thống và tài liệu đánh giá mới được đánh giá từ xa. Nếu hình thức đánh giá kết hợp đã được chọn, nghĩa vụ phải trải qua cuộc đánh giá đã công bố ba năm một lần vẫn được áp dụng.
2. Văn hóa an toàn thực phẩm
BRCGS 9 bổ sung các yêu cầu tiêu chuẩn dưới đây
Văn hóa an toàn thực phẩm hiện là một phần cơ bản trong cam kết quản lý 1.1. Do đó, nó tập trung nhiều hơn vào quản lý cấp cao và cải tiến liên tục văn hóa an toàn thực phẩm (bên cạnh việc cải tiến liên tục quản lý chất lượng và an toàn thực phẩm).
Kế hoạch cải thiện văn hóa an toàn thực phẩm bao gồm các hoạt động cần thiết để đạt được điều này. Ở mức tối thiểu, các hoạt động này tập trung vào việc truyền thông rõ ràng và cởi mở về an toàn sản phẩm, đào tạo, phản hồi của nhân viên, các hành vi cần thiết để duy trì và cải tiến các quá trình an toàn sản phẩm và đo lường kết quả hoạt động của các hoạt động liên quan đến an toàn sản phẩm, tính xác thực, tính hợp pháp và chất lượng.
Một thành viên của nhóm quản lý cấp cao của cơ sở phải có mặt trong quá trình đánh giá để thảo luận về việc thực hiện hiệu quả kế hoạch văn hóa chất lượng và an toàn thực phẩm.
Văn hóa an toàn thực phẩm là một phần của chương trình đánh giá nội bộ.
3. Thẩm định và thẩm tra
Cần chú ý nhiều hơn đến việc thẩm định trong phần HACCP. Việc thẩm định là bắt buộc trước khi thực hiện thay đổi. Điểm kiểm soát (vì vậy không chỉ CCP), cũng như các giới hạn tới hạn của CCP, cũng được thẩm định.
Việc thẩm định trước khi thực hiện các thay đổi cũng đóng một vai trò quan trọng khi thiết bị mới được đưa vào sử dụng và trong quá trình phát triển sản phẩm.
Việc thẩm tra không còn được mong đợi chỉ một lần mỗi năm, mà ít nhất là hàng năm và ngay lập tức sau những thay đổi hoặc sự cố. Chúng tôi thấy điều này không chỉ trong phân tích VACCP và TACCP mà còn trong HACCP, nghiên cứu môi trường và quá trình kỹ thuật.
4. Đào tạo và năng lực
Trường hợp trước đây chỉ những nhân viên có liên quan, nhân viên tạm thời và nhà thầu phải được đào tạo trước khi bắt đầu hoạt động, thì điều này hiện áp dụng cho tất cả nhân viên. Việc ghi lại các nhu cầu đào tạo trong một kế hoạch hiện cũng được áp dụng cho tất cả nhân sự.
Ngoài ra, BRCGS chỉ ra rằng đào tạo là một trong những hoạt động chắc chắn sẽ quay trở lại kế hoạch cải thiện văn hóa chất lượng và an toàn thực phẩm. Năng lực của nhóm VACCP và TACCP phải bao gồm sự hiểu biết về các nguyên tắc chống gian lận thực phẩm và phòng vệ thực phẩm.
In việc sản xuất thức ăn cho vật nuôi với thuốc, sẽ phải được đào tạo thành thạo về nguyên liệu này.
Không chỉ quản lý một CCP mà cả các biện pháp kiểm soát khác cũng sẽ được đào tạo (và năng lực sẽ được kiểm tra). Ngoài ra, toàn bộ nhân viên sẽ được đào tạo về các kế hoạch kiểm soát chất gây dị ứng.
Được phát hành lần đầu tiên vào năm 1998, tiêu chuẩn này giúp các nhà sản xuất thực phẩm tập trung vào nhiều lĩnh vực bao gồm HACCP, truy xuất nguồn gốc, phòng chống gian lận thực phẩm, cam kết của lãnh đạo và văn hóa an toàn thực phẩm. Việc công nhận Tiêu chuẩn này đã tăng lên hàng năm, khiến tiêu chuẩn này phát triển trở thành chương trình an toàn thực phẩm lớn nhất toàn cầu. Việc sửa đổi Tiêu chuẩn đang được tiến hành với Phiên bản 9 sẽ được phát hành vào tháng 8 năm 2022.
Việc sửa đổi và phát triển các Tiêu chuẩn của BRCGS là trọng tâm trong công việc của BRCGS. Bằng cách xem xét các tiêu chuẩn của mình, BRCGS có thể đảm bảo rằng chúng kết hợp các xu hướng và hoạt động mới nhất trong ngành, kinh nghiệm thực tế và các phương pháp tốt nhất trong ngành. Quá trình sửa đổi cho phép BRCGS cập nhật những kỳ vọng đang phát triển, các yêu cầu quy định và nhu cầu của người tiêu dùng. Nó cung cấp cơ hội xây dựng dựa trên giá trị mà khách hàng và các bên liên quan của BRCGS thu được từ việc sử dụng các Tiêu chuẩn của BRCGS. Giá trị này đã được xác nhận trong một nghiên cứu gần đây do Đại học Birkbeck thực hiện.
Tiêu chuẩn An toàn Thực phẩm của BRCGS, tác động đến hơn 800 tỷ đô la Mỹ bán sản phẩm, là tiêu chuẩn đầu tiên được GFSI đối sánh, cũng như đưa ra các yêu cầu về văn hóa an toàn thực phẩm, xác định gian lận thực phẩm và giảm gánh nặng đánh giá thông qua các mô-đun bổ sung. BRCGS áp dụng một chương trình tuân thủ để đảm bảo các kết quả và kết quả kiểm toán nhất quán mà các thương hiệu có thể dựa vào. Tiêu chuẩn hiện được 30.000 cơ sở ở 130 quốc gia sử dụng và được 70% trong số 10 nhà bán lẻ hàng đầu toàn cầu, 60% trong số 10 nhà hàng phục vụ nhanh hàng đầu và 50% trong số 25 nhà sản xuất hàng đầu chấp nhận.
Phiên bản cuối cùng của tiêu chuẩn hiện đang được soạn thảo có tính đến các ý kiến từ cuộc tham vấn cộng đồng vào tháng 1 năm 2022, thu thập ý kiến từ các bên liên quan trong nước và quốc tế đại diện cho các nhà sản xuất thực phẩm, cơ quan quản lý, nhà bán lẻ, công ty dịch vụ thực phẩm, chủ sở hữu thương hiệu, cơ quan chứng nhận và các chuyên gia kỹ thuật độc lập. Cuộc họp nhóm làm việc cuối cùng đã diễn ra và bước tiếp theo của quy trình là hoàn thiện Tiêu chuẩn và hỗ trợ hướng dẫn khi bản cuối cùng đã sẵn sàng.
Quá trình sửa đổi đang được tiến hành để phát hành tiêu chuẩn vào ngày 1 tháng 8 năm 2022. BRCGS mong được kết nối với các cơ sở, đối tác và các bên liên quan của mình khi chuẩn bị cho Phiên bản 9 trong những tháng tới.
Mốc thời gian Như với tất cả các bản sửa đổi của Tiêu chuẩn toàn cầu, phải có một giai đoạn chuyển tiếp giữa việc tham vấn, công bố Tiêu chuẩn hoàn chỉnh, hoàn thiện và thực hiện đầy đủ Tiêu chuẩn. Vì vậy:
Phiên bản 9 sẽ được ban hành vào tháng 8 năm 2022
Chứng nhận đối với theo Phiên bản 9 sẽ bắt đầu được đánh giá từ ngày 1 tháng 2 năm 2023.
OEMS Chuyển đổi số quy trình thật là đơn giản.
Doanh nghiệp bạn đã xây dựng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp BRCGS Food, hiện tại bộ quy trình của bạn đang được vận hành dạng bản in?
OEMS là một công cụ tuyệt vời giúp bạn chuyển đổi số bộ quy trình của mình một cách đơn giản và nhanh chóng, giúp bạn cắt giảm nhiều loại lãng phí liên quan đến việc vận hành quy trình.
Nếu bạn chuẩn bị xây dựng hệ thống quy trình, hãy xây dựng hệ thống quy trình trực tiếp trên OEMS để ngăn ngừa và loại trừ lãng phí ngay từ đầu.
Nghiên cứu cho thấy hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của ISO là công cụ hỗ trợ đắc lực thúc đẩy cải cách hành chính trong các cơ quan hành chính nhà nước.
Đã gần 15 năm kể từ khi Việt Nam thực hiện bước đi táo bạo trong việc thực hiện ISO 9001, một trong những tiêu chuẩn phổ biến nhất trên thế giới, trong các cơ quan và tổ chức quản lý nhà nước của mình.
Với mục đích mang lại lợi ích và hiệu quả trên các dịch vụ công, một đánh giá gần đây đã khẳng định giá trị của ISO QMS trong các hoạt động quản lý nhà nước phục vụ các tổ chức và cá nhân.
Thành viên ISO tại Việt Nam, STAMEQ, nhận thấy rằng các tiêu chuẩn ISO đã hỗ trợ các mục tiêu phát triển của đất nước.
Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đã có những hiệu quả thiết thực phù hợp với xu thế xây dựng nền hành chính hiện đại theo hướng công khai, minh bạch, đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế của Việt Nam, hỗ trợ đắc lực cho chương trình cải cách hành chính của Chính phủ.
Năm 2021, ISO 9001: 2015 đã được nhóm chuyên gia chịu trách nhiệm duy trì xem xét và xác nhận là Hệ thống quản lý chất lượng hàng đầu thế giới. Tại Việt Nam, việc sử dụng tiêu chuẩn này (như TCVN ISO 9001) đã được chứng minh là giúp chính quyền địa phương duy trì mức độ dịch vụ cao đồng thời với việc cải thiện tính bền vững.
Là một phần trong quá trình đánh giá của mình, STAMEQ tin rằng ISO 9001 cung cấp các mô hình và công cụ chẩn đoán để thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng toàn diện sẽ góp phần làm cho chính quyền địa phương trở nên hiệu quả và đáng tin cậy.
Một số kết quả và lợi ích chính quan sát được trong 5 năm qua bao gồm hệ thống các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước nhằm xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng ở hầu hết các bộ và khu vực (91% các bộ và 98,4 % vùng).
Bên cạnh việc triển khai hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn thực hiện cả về nghiệp vụ, quản lý nhà nước và chế độ tài chính, phương pháp tiếp cận bài bản đã được áp dụng nhằm đơn giản hóa, rút ngắn thủ tục, thời gian xử lý trên tất cả các loại hình tổ chức.
Việc sử dụng QMS của ISO được coi là một đóng góp lớn nhằm cải thiện dịch vụ công, cung cấp cách tiếp cận hài hòa, “một cửa” đối với các quy định của chính phủ, công nhận tính minh bạch và đơn giản là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng niềm tin và sự hài lòng trong các dịch vụ công.
Bên cạnh việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc số hóa và quản lý hồ sơ công vụ, ISO 9001 đã và đang chứng tỏ là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác cải cách hành chính của các cơ quan nhà nước. Đây là những bước quan trọng khi Việt Nam bắt đầu xây dựng hệ thống chính phủ điện tử và tiếp tục số hóa các quy trình, thủ tục hành chính nhà nước.
Việc sử dụng ISO 9001 đã có hiệu quả trên mọi mặt, với những lợi ích cụ thể được quan sát thấy trong các lĩnh vực được coi là nhạy cảm từ góc độ xã hội như phân bổ quyền sử dụng đất, cấp giấy phép xây dựng và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký và chứng nhận khai sinh.
Nghiên cứu cho thấy trong các bộ, ngành và khu vực, sự quan tâm đến việc áp dụng ISO 9001 đã tăng lên hàng năm trong vòng 5 năm qua. Đồng thời, hoạt động thanh tra và báo cáo đã được khẳng định là yếu tố hỗ trợ quan trọng để đạt điểm cao trong xếp hạng đánh giá đồng cấp (CCHC), một chỉ số về cải cách hành chính hướng tới cải thiện không ngừng dịch vụ hành chính ở Việt Nam.
Nguồn: iso.org
OEMS Chuyển đổi số quy trình thật là đơn giản.
Doanh nghiệp bạn đã xây dựng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp ISO 9001:2015, hiện tại bộ quy trình của bạn đang được vận hành dạng bản in?
OEMS là một công cụ tuyệt vời giúp bạn chuyển đổi số bộ quy trình của mình một cách đơn giản và nhanh chóng, giúp bạn cắt giảm nhiều loại lãng phí liên quan đến việc vận hành quy trình.
Nếu bạn chuẩn bị xây dựng hệ thống quy trình, hãy xây dựng hệ thống quy trình trực tiếp trên OEMS để ngăn ngừa và loại trừ lãng phí ngay từ đầu.
