Năm 2013, Tôi có quen 2 shop bán hàng thể thao sát cạnh nhau, tại khu chợ rất sầm uất. Công việc kinh doanh rất tốt, luôn đông khách (tạm gọi là Shop A & Shop B). Cả hai đều bán các mặt hàng tương tự như: Quần áo thể thao, mũ, giày, balo và túi xách.
Shop A, tấp nập & rất ồn ào.
– Bà chủ A, luôn miệng thúc giục nhân viên: Khách vào kìa. Lấy hàng size M màu xanh nhanh lên. Tìm cho khách quần size L mau đi……..
– Bà chủ đứng chỉ huy, ra lệnh và thu tiền. Tất cả tiền bán hàng bỏ vào hết 1 ngăn kéo được khóa rất kỹ.
– Bà thu tiền và trả tiền thừa lại cho khách, trả tiền nhà cung cấp, chi tiền chi tiêu cho shop, thậm chí chi tiền cho cả gia đình. Tất cả thu đều bỏ vào 1 ngăn kéo, và chi cũng lấy từ ngăn kéo đó.
– Bà A, biết rất rõ bán 1 balo thì lãi nhiều nhất so với các món hàng khác, tuy nhiên balo thì bán rất ít. Trong khi đó, áo bán nhiều nhất (tiền lãi 1 áo rất thấp, nhưng số lượng bán nhiều nhất trong ngày), kế đến là quần, rồi đến nón, giày và balo.
– Cuối ngày, đổ tiền ra đếm và ghi sổ.
– Với cách quản lý tiền như vậy, Bà A không thể tính chính xác là 1 ngày hoặc 1 tuần, hoặc 1 tháng thì doanh thu, chi phí và lãi là bao nhiêu, cụ thể cho từng nhóm hàng.
– Bà A là nhà quản lý dựa trên kinh nghiệm, dựa trên trí nhớ, tính “rợ” các con số doanh thu, chi phí và lợi nhuận (ước tính và đoán là chủ yếu). Bà A là nhà quản lý rất bận rộn.
Shop B, đông khách nhưng không ồn ào, không ầm ĩ. Quan sát kỹ thì thấy cách quản lý của B khác rất nhiều so với A.
– Điều đầu tiên làm tôi ngạc nhiên là Bà chủ shop B thu tiền xong thì bỏ vào các ngăn kéo khác nhau, được ghi tên và phân loại theo nhóm hàng là: áo, quần, nón, balo, giày, túi xách.
– Khi chi tiền cho nhà cung cấp và các loại chi thường xuyên khác cho Shop thì không lấy từ các ngăn kéo thu tiền, mà lấy từ các ngăn kéo khác chỉ dành cho chi tiền. Tuyệt đối không chi các khoản riêng của gia đình tại shop.
– Nhìn qua thấy có vẻ nhiêu khê, tốn thời gian, nhưng thật ra Bà B làm rất nhanh, gọn gàng và ngăn nắp.
– Cuối ngày, cũng đếm tiền và ghi sổ rất rõ doanh thu cho từng nhóm, số lượng hàng nhập vào từng nhóm, số tiền trả từng nhà cung cấp theo từng nhóm. Số lượng hàng còn lại cho từng nhóm.
– Bà B nhìn và nắm rất rõ doanh thu và lợi nhuận của từng nhóm. Biết rất rõ loại nào bán nhanh và bán chậm bằng con số.
– Đặc biệt Bà B giao cụ thể nhân viên 1 chịu trách nhiệm về áo, nhân viên 2 về quần, nhân viên 3 chịu trách nhiệm cho cả nón, giày, balo, túi xách (những mặt hàng bán ít).
– Các nhân viên này, hàng ngày biết rất rõ hàng nào bán chạy, hàng nào bán chậm, khi nào thì báo bà chủ B biết loại hàng gần hết để đặt hàng, biết cách sắp xếp hàng hóa mình chịu trách nhiệm rất chỉn chu.
– Bà B là nhà quản lý trực quan (nhìn là thấy, là hiểu), tính toán được cụ thể doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo từng nhóm hàng (không phải nhẩm, ước tính như bà A), ra quyết định dựa trên số liệu (ví dụ khi nào nhập hàng vào, quyết định giá bán nhanh nhạy tùy theo bối cảnh, phải thay đổi điều gì để kinh doanh tốt nhất).
– Bà B biết giao việc cho nhân viên, biết nhân viên nào tốt, nhân viên nào kém, biết trả lương và thưởng tương xứng. Bà quản lý rất nhẹ nhàng, không bận rộn.
Sau 7 năm, tôi quay lại ghé thăm, Bà A vẫn như xưa, vẫn quát tháo, vẫn bận rộn và cũng chỉ có duy nhất 1 cửa hàng, mặc dù hơi ít khách do Covid.
Shop B thì hoành tráng, Bà B đang đi du lịch tại Phú quốc và hiện có 13 shop trải dài từ HCM đến miền tây. Shop B hiện nay, mọi số liệu đã qua phần mềm chuyên dụng, việc quản lý rất khỏe. Nhân viên cho biết Bà B thi thoảng mới ghé thăm shop.
Quản lý là thế đấy, Tôi kêu gọi bạn hãy quản lý công ty theo kiểu shop B như sau:
1. Hãy phân rõ một cách trực quan từng nhóm hàng để tính rõ doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
2. Mọi thứ tại hiện trường đều được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng. Trực quan: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra (nhìn là hiểu, không cần hỏi).
3. Công ty càng nhỏ thì càng dễ làm, càng dễ tách, càng dễ trực quan, càng dễ tính các số liệu doanh thu, chi phí, lợi nhuận. Đầu tiên làm thủ công trước, sau đó là tự động hóa bằng các phần mềm.
4. Nếu bạn để công ty lớn lên, thì càng nhiều loại hàng hóa, nhiều bộ phận, lúc đó càng phức tạp, công sức và chi phí bỏ ra để thực hiện trực quan và tự động hóa tính toán thì càng lớn (Phần mềm lúc này càng đắt).
5. Nếu bạn đã đạt được các thứ như trên, bạn nên tiến đến bước trực quan tách từng bộ phận, từng công đoạn, từng quá trình để tính doanh thu, chi phí và lợi nhuân riêng. Ví dụ như: Mua hàng, thiết kế, bán hàng, sản xuất công đoạn 1, công đoạn 2,…công đoạn thứ N. Người Nhật đã làm cách quản lý trực quan này từ thập niên 70 của thế kỷ trước. Bạn đừng lo lắng, hiện nay có nhiều phần mềm để hỗ trợ việc tính toán. Nhưng hãy nhớ, lúc nhỏ thì làm ngay đi nhé.
TRỰC QUAN HÓA HIỆN TRƯỜNG, TẠO HIỆU QUẢ TỨC THÌ.
Đó là “QUẢ RẤT DỄ HÁI”, mọi người đều làm được.
Hãy thực hiện ngay các bạn nhé, đừng để tiền nó bay.
Hẹn gặp các Bạn câu chuyện “TIỀN BAY” ở tập kế tiếp.
Trân trọng.
Trần Đình Cửu.
