Thưa Anh Chị.
Đối với các CEO/chủ doanh nghiệp SMEs, lãng phí là một trong những vấn đề lớn, đau đầu và rất khó giải quyết. Đặc biệt trong tình hình kinh tế 2023, chi phí đầu vào tăng, lãi suất tăng, sức mua giảm, làm ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh, giảm lợi nhuận và tăng rủi ro rất cao cho doanh nghiệp.
Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu 9 cách thức cắt giảm các chi phí lãng phí trong doanh nghiệp SMEs mà chúng tôi đã và đang áp dụng hơn 27 năm trong quá trình tư vấn tại các doanh nghiệp để tăng cường hiệu quả sản xuất, kinh doanh và tối ưu hóa chi phí.
Chi phí lãng phí là gì?
Chi phí lãng phí là các chi phí không cần thiết, không đóng góp vào giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ. Trong doanh nghiệp SMEs, chi phí lãng phí thường gây ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh, làm giảm lợi nhuận và tăng giá thành sản phẩm. Cụ thể là 8 loại lãng phí luôn hiện diện trong doanh nghiệp, được viết tắt thành DOWNTIME. Trong đó, từng chữ có nghĩa như sau:
- Defect: sai hỏng
- Over production: sản xuất dư thừa
- Wait: Chờ đợi
- Not use talent: không sử dụng hết tài năng, năng lực của nhân viên
- Transportation: vận chuyển
- Inventory: tồn trữ
- Motion: thao tác thừa, thao tác không đúng
- Exceed processing: gia công, xử lý quá mức cần thiết.
9 cách thức cắt giảm chi phí lãng phí trong doanh nghiệp SMEs
- Cải tiến/kaizen quá trình sản xuất, kinh doanh, thao tác nghiệp vụ: Loại bỏ các hoạt động không cần thiết, tối ưu hóa các bước sản xuất, bước công việc để giảm thiểu thời gian chờ đợi, tăng cường hiệu suất công việc, nâng cao năng suất và giảm chi phí.
- Tăng cường quản lý chất lượng: Nâng cao chất lượng công việc, chất lượng sản phẩm để giảm thiểu chi phí làm lại. Kaizen khả năng làm đúng ngay từ đầu theo phương pháp ZQC (Zero Quality Control – Kiểm soát chất lượng không sai lỗi)
- Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về các kỹ năng nghiệp vụ, bán hàng, marketing, sản xuất, nhân sự….thấu hiểu rõ cách làm các bước công việc để giảm thiểu chi phí chờ đợi và chi phí làm lại cũng như đào tạo nâng cao khả năng thực hiện kaizen ngay tại hiện trường.
- Tích hợp hệ thống sản xuất thông minh, áp dung các công cụ AI (trí tuệ nhân tạo), : Sử dụng công nghệ để tăng cường độ chính xác, giảm thiểu sai sót, nâng cao năng suất và nâng cao hiệu quả trong Marketing, Sales, sản xuất, kho, kế toán, nhân sự …. (ưu tiên sử dụng các công cụ rẻ tiền, miễn phí để SMEs làm quen việc ứng dụng công nghệ, sau này phát triển sẽ có kinh nghiệm và đủ khả năng áp dụng các công cụ nâng cao để cực đại hóa hiệu suất).
- Tìm kiếm nhà cung cấp có chi phí thấp: thông qua nhiều hình thức khác nhau như tìm nguồn, outsource, đàm phám để tìm kiếm nhà cung cấp có chi phí thấp, nhưng không hy sinh chất lượng nhằm giảm chi phí mua vào. Theo kinh nghiệm tư vấn của tôi, cách thưc này, hiện có hiệu quả rất cao.
- Tối ưu hóa quản lý kho: để giảm thiểu chi phí chờ đợi, dư thừa, lưu kho, tìm kiếm, vận chuyển và chi phí làm lại do hàng hóa lưu kho bị xuống cấp.
- Áp dụng hệ thống phân tích chi phí: ví dụ áp dụng phương pháp Activity-Based Costing để phát hiện các xu hướng gia tăng lãng phí chi phí và đưa ra các biện pháp cắt giảm chi phí ngay và luôn.
- Kaizen sản phẩm hiện hành hoặc thiết kế sản phẩm mới tạo ra các giá trị khác biệt mà khách hàng rất cần, nhưng đối thủ chính hiện chưa làm được, (Bạn hãy tham khảo phương pháp Kaizen cộng, trừ nhân & chia mà tôi đã từng chia sẻ trước đây trên FB & youtube), từ đó nâng giá bán tương xứng, nâng cao lợi nhuận so với chi phí thực tế.
- Cuối cùng, Bạn hãy sử dụng sức mạnh của tập thể, bằng cách đào tạo và truyền thông liên tục sự thay đổi tư duy của toàn thể cán bộ công nhân viên về tinh thần thực hiện Kaizen: “Đừng kêu khó, hãy biến không thành có, không gì là không thể”.
Nếu Anh/Chị là những CEO, Chủ doanh nghiệp, Nhà quản lý trong các doanh nghiệp SMEs và muốn tối ưu hóa hiệu suất cũng như cắt giảm chi phí lãng phí, hãy áp dụng một trong 9 cách thức trên để, tăng cường khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp của mình.
Nếu Anh/Chị đang áp dụng một trong các phương pháp trên hoặc có ý kiến đóng góp, hãy chia sẻ với chúng tôi theo email hoặc điện thoại bên dưới. Chúng tôi rất vui lòng được lắng nghe và trao đổi với bạn.
Trân trọng kính chào!
Trần Đình Cửu
0913.918.854 – 0909.839.466
Email: tdc@trandinhcuu.com.